前言

幾年前我在台中東海大學開設推廣教育課程「國貿英文口語書信班」,學員大多是貿易公司的新進員工,或是出口工廠準備接手外銷業務的第二代。每個星期日全天的課程,學員幾乎都不缺席,因為他們需要在最短的時間內,熟悉完整的貿易流程,並且能夠立即上手。

過去二十年來我替中部許多家機械工廠處理外銷業務接待國外來訪的客戶我的黑手老闆們個個胼手胝足努力打拚很多人從小型的家庭式工廠發展成業界知名的國際大廠

在我多年的職場生涯中沒有太多爾虞我詐廠商及國外客戶維持友善而且良好的合作關係職場中真正使用的英語會話成為本書的主軸,結合商業文書加上多位資深貿易工作者的實戰經驗,希望以活潑有趣的方式引導貿易新手輕鬆入門。

本書最大的特色是以中文呈現的「實戰TIPS」。這些都是多年的嘗試與摸索所累積的實務經驗,學校裡老師不會教,市面上「貿易英文」相關書籍也看不到。目前大學院校的畢業生,大多已經具備相當的英語能力。商用英文的部份(包括會話及書信),只要提供基本的範例,就足以應付實際的工作。

然而從新手上路的茫然無措,商務談判的應對,到處理突發狀況,例如不斷有人受害的國際詐騙集團,事先多一分瞭解和準備,才能減少損失,增加成功的機會。從東海大學推廣班的學生身上,我可以看到這些才是大家最迫切需要的。

本書另外一個特色是所有的對話都是職場上真正的「實況會話」。幫我審訂英文的美籍友人給我的評語是「Very realistic and interesting business dialogues.」整個貿易流程像一個劇本,從故事中可以看到買方和賣方的互動情形,他們的用心和努力,以及貿易工作中輕鬆愉快的一面。

2015年2月3日 星期二

1-1B-4 狀況排除 Q&A

l   一位國外的新客戶到台灣來,想要拜訪小A的公司。客戶說好會直接到公司,不需要接送。小A準備好目錄及報價單,也確認工廠裡有現成的產品可以讓客戶參觀。約定的時間到了,客戶並沒有出現,手機也打不通。左等右等,都要下班了,客戶還是沒有來。怎麼會這樣呢?

說好了要來的國外客戶,尤其是陌生的新客戶臨時放鴿子,等無人,這類的烏龍事件雖然很少,但偶而也會發生,甚至曾經有到旅館接客戶卻找不到人的情形。

最常發生的情況是班機因故取消或是延誤,影響客戶既定的行程。如何確切地掌握客戶的行蹤呢? 比較周延的作法是,請客戶在上飛機之前先以e-mail確認起飛的時間,如此一來,只要向機場確認班機到達的時間,就可以確認客戶的行程。

客戶也可能因為時間掌握不當而耽誤行程,甚至因為應酬喝醉回旅館休息卻睡過頭。此外商場如戰場,競爭激烈,國外的買主來訪,同業聞風而至捷足先登,直接把人接走這種令人氣結的情形也時有所聞。

無論如何,事後都要再繼續連絡尋求補救不到最後關頭,絕不輕言放棄任何一個客戶。當然,事前一定要和客戶充分連繫與溝通,作好周全的準備,才能避免臨時發生的失誤。

l   歐洲的新客戶來訪,準備的見面禮是印有公司LOGO的精美雨傘。小B很高興,老闆卻面有難色。哪裡不對了?

原來中文的「傘」和「散」諧音,好不容易有新客戶上門,怎麼可以「散」了呢? 經過小B的解釋,客戶瞭解老闆的想法,欣然接受他象徵性地用台幣十元「買」雨傘。小B還告訴客戶「四」和「死」諧音,也不可以送時鐘 (送終)


客戶一臉無辜地說,在他們的國家,「傘」的意思是「保護」,而「時鐘」則表示「時時刻刻想念你!」他們正準備進軍中國市場,幸好小B告訴他們這些東西文化的差異,這些實在太重要了否則就要踩雷了。

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