前言

幾年前我在台中東海大學開設推廣教育課程「國貿英文口語書信班」,學員大多是貿易公司的新進員工,或是出口工廠準備接手外銷業務的第二代。每個星期日全天的課程,學員幾乎都不缺席,因為他們需要在最短的時間內,熟悉完整的貿易流程,並且能夠立即上手。

過去二十年來我替中部許多家機械工廠處理外銷業務接待國外來訪的客戶我的黑手老闆們個個胼手胝足努力打拚很多人從小型的家庭式工廠發展成業界知名的國際大廠

在我多年的職場生涯中沒有太多爾虞我詐廠商及國外客戶維持友善而且良好的合作關係職場中真正使用的英語會話成為本書的主軸,結合商業文書加上多位資深貿易工作者的實戰經驗,希望以活潑有趣的方式引導貿易新手輕鬆入門。

本書最大的特色是以中文呈現的「實戰TIPS」。這些都是多年的嘗試與摸索所累積的實務經驗,學校裡老師不會教,市面上「貿易英文」相關書籍也看不到。目前大學院校的畢業生,大多已經具備相當的英語能力。商用英文的部份(包括會話及書信),只要提供基本的範例,就足以應付實際的工作。

然而從新手上路的茫然無措,商務談判的應對,到處理突發狀況,例如不斷有人受害的國際詐騙集團,事先多一分瞭解和準備,才能減少損失,增加成功的機會。從東海大學推廣班的學生身上,我可以看到這些才是大家最迫切需要的。

本書另外一個特色是所有的對話都是職場上真正的「實況會話」。幫我審訂英文的美籍友人給我的評語是「Very realistic and interesting business dialogues.」整個貿易流程像一個劇本,從故事中可以看到買方和賣方的互動情形,他們的用心和努力,以及貿易工作中輕鬆愉快的一面。

2015年1月27日 星期二

1-1A-5 貿易潛規則

接送途中不談公事

不論是初次見面的新客戶,或是已經熟識的舊客戶,如果一見面就談公事,都會顯得太突兀。在接送客戶的途中,可以先告訴客戶車程需要多少時間;如果有開車或是隨行的同事,也要一一介紹姓名及職稱。

接著就可以開始聊一些輕鬆的話題,例如天氣、對台灣或城市的印象、食物等。全球經濟或是國家的景氣好壞都是客戶關心的問題。時事、重大新聞也是很好的討論題材。總之,找到客戶有興趣的話題,引起共鳴,就能夠拉近彼此的距離。

如果還有時間,可以適度地詢問客戶來台灣的目的,是否已經有配合的供應廠商,是否採購相同或類似的產品等。

如果客戶對所有的問題都不感興趣,或不願意回答,只是禮貌性地回應,就應該適可而止不要勉強打擾,讓客戶休息,欣賞沿途的風景,也是一個輕鬆可行的方式。

凸顯 Boss 的重要性

國外客戶來訪時,工廠的老闆或是負責業務的主管都會親自接待。安排座位時必須凸顯Boss的重要性,讓他們在和客戶洽談時有「主場優勢」。報價或是其它重要的決策一定要事先經過Boss的同意。如果老闆或是主管的外語能力不好,即使業務人員可以獨當一面,在與客戶洽談的過程當中,也一定要隨時翻譯,告知Boss洽談的內容。避免業務人員和客戶相談甚歡,Boss卻被晾在一旁的窘境。

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