前言

幾年前我在台中東海大學開設推廣教育課程「國貿英文口語書信班」,學員大多是貿易公司的新進員工,或是出口工廠準備接手外銷業務的第二代。每個星期日全天的課程,學員幾乎都不缺席,因為他們需要在最短的時間內,熟悉完整的貿易流程,並且能夠立即上手。

過去二十年來我替中部許多家機械工廠處理外銷業務接待國外來訪的客戶我的黑手老闆們個個胼手胝足努力打拚很多人從小型的家庭式工廠發展成業界知名的國際大廠

在我多年的職場生涯中沒有太多爾虞我詐廠商及國外客戶維持友善而且良好的合作關係職場中真正使用的英語會話成為本書的主軸,結合商業文書加上多位資深貿易工作者的實戰經驗,希望以活潑有趣的方式引導貿易新手輕鬆入門。

本書最大的特色是以中文呈現的「實戰TIPS」。這些都是多年的嘗試與摸索所累積的實務經驗,學校裡老師不會教,市面上「貿易英文」相關書籍也看不到。目前大學院校的畢業生,大多已經具備相當的英語能力。商用英文的部份(包括會話及書信),只要提供基本的範例,就足以應付實際的工作。

然而從新手上路的茫然無措,商務談判的應對,到處理突發狀況,例如不斷有人受害的國際詐騙集團,事先多一分瞭解和準備,才能減少損失,增加成功的機會。從東海大學推廣班的學生身上,我可以看到這些才是大家最迫切需要的。

本書另外一個特色是所有的對話都是職場上真正的「實況會話」。幫我審訂英文的美籍友人給我的評語是「Very realistic and interesting business dialogues.」整個貿易流程像一個劇本,從故事中可以看到買方和賣方的互動情形,他們的用心和努力,以及貿易工作中輕鬆愉快的一面。

2015年1月27日 星期二

1-1A-8 貿易文書入門: 書信寫作技巧

基本規範

在正式的場合接待貴客要穿著正式的服裝: 男士穿西裝打領帶,女士除了盛裝之外,還會化妝,配載珠寶和首飾,表示對客人的禮遇及尊重。

正式的英文書信也有一定的行頭,有固定的格式和習慣用語。第一封陌生的開發信必須遵循基本的規範,一般的書信往來都要維持應有的禮貌。寫信給熟識的客戶自然會比較隨興,甚至會聊一些私人的話題。語氣嚴謹或是輕鬆,原則上要配合客戶的風格,至於分寸的拿捏,就要看雙方的交情而定了。

稱謂

書信的開頭必須要有正式的稱謂 Dear Mr. / Miss / Mrs. 加上姓氏,空行之後才開始第一段的內文。 女性的稱謂不論是Miss (未婚) Mrs. (已婚)都可以用Ms. 代替。例如客戶的全名是 Leo Smith, 正確的稱謂是 Dear Mr. Smith。有些人會寫成Dear Mr. Leo (名字), 或是Dear Mr. Leo Smith (連名帶姓),這些都是常見的錯誤。熟識的客戶可以直接稱呼名字, 例如Dear Leo.

主旨

電子郵件的主旨(subject)非常重要,一定要寫清楚,否則很容易被誤判為垃圾信件,直接刪除,這樣客戶就收不到了。

每一封信都要有明確的主旨,每一個段落只說明一件事情不同的主題或是轉換語氣時,要另立一個段落。只有一個句子也可以單獨成為一個段落,段落與段落之間要空一行。

結語


商業書信的結語通常都有固定的慣用語。正式的紙本書信使用印有公司信頭的信紙。電子郵件(e-mail)在信末除了寫上連絡人及職稱之外,還要加上公司全名、詳細的地址、電話、傳真、e-mail地址及網址,以示慎重,而且方便客戶連絡。



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