前言

幾年前我在台中東海大學開設推廣教育課程「國貿英文口語書信班」,學員大多是貿易公司的新進員工,或是出口工廠準備接手外銷業務的第二代。每個星期日全天的課程,學員幾乎都不缺席,因為他們需要在最短的時間內,熟悉完整的貿易流程,並且能夠立即上手。

過去二十年來我替中部許多家機械工廠處理外銷業務接待國外來訪的客戶我的黑手老闆們個個胼手胝足努力打拚很多人從小型的家庭式工廠發展成業界知名的國際大廠

在我多年的職場生涯中沒有太多爾虞我詐廠商及國外客戶維持友善而且良好的合作關係職場中真正使用的英語會話成為本書的主軸,結合商業文書加上多位資深貿易工作者的實戰經驗,希望以活潑有趣的方式引導貿易新手輕鬆入門。

本書最大的特色是以中文呈現的「實戰TIPS」。這些都是多年的嘗試與摸索所累積的實務經驗,學校裡老師不會教,市面上「貿易英文」相關書籍也看不到。目前大學院校的畢業生,大多已經具備相當的英語能力。商用英文的部份(包括會話及書信),只要提供基本的範例,就足以應付實際的工作。

然而從新手上路的茫然無措,商務談判的應對,到處理突發狀況,例如不斷有人受害的國際詐騙集團,事先多一分瞭解和準備,才能減少損失,增加成功的機會。從東海大學推廣班的學生身上,我可以看到這些才是大家最迫切需要的。

本書另外一個特色是所有的對話都是職場上真正的「實況會話」。幫我審訂英文的美籍友人給我的評語是「Very realistic and interesting business dialogues.」整個貿易流程像一個劇本,從故事中可以看到買方和賣方的互動情形,他們的用心和努力,以及貿易工作中輕鬆愉快的一面。

2015年2月23日 星期一

1-3A-3 新手上路 GPS

l   A的公司經常有國外的客戶來訪參觀,經理全程接待,小A跟在旁邊,完全派不上用場。還有一大堆的工作,幹嘛在這裡浪費時間? 
新手最重要的工作就是要努力學習。把握見習的機會,遇到問題一定要虛心請教做好準備,有朝一日才能夠獨當一面。

l   B剛到一家小型的機械廠工作,負責外銷業務。國外的客戶要來看機器,整個工廠裡面只有小B一個人懂英文,老闆說直接交給小B處理。第一次面對國外客戶的小B硬著頭皮接下任務,接下來該如何準備? 工廠內的成品、半成品、原物料需要一一向客戶說明嗎? 聽不懂客戶的問題該怎麼辦呢?

新手業務的功力不足,為了避免三、兩下就被客戶問倒,最好的辦法是反守為攻,主動引導客戶。

事前當然要做足功課,瞭解客戶來訪的目的、參觀的重點、以及停留的時間。規畫參觀動線,做好適當的標示,例如「謝絕拍照」。儘量設想客戶可能提出的問題,事先演練一番。

依照客戶的需求準備的資料愈充分愈好。除了基本的產品目錄、照片、圖面、影片,最好還要準備樣品如果沒有展示間,也可以將樣品集中在展示區,方便客戶參觀。展示區以外的部份,自然就「謝絕參觀」了。


客戶參觀工廠主要是為了瞭解產品及相關製程,因此,半成品、原物料及一般的儀器設備並不需要特別介紹。聽不懂的問題可以請客戶寫下來,有疑問的地方先記下來查明清楚之後再回覆。

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