前言

幾年前我在台中東海大學開設推廣教育課程「國貿英文口語書信班」,學員大多是貿易公司的新進員工,或是出口工廠準備接手外銷業務的第二代。每個星期日全天的課程,學員幾乎都不缺席,因為他們需要在最短的時間內,熟悉完整的貿易流程,並且能夠立即上手。

過去二十年來我替中部許多家機械工廠處理外銷業務接待國外來訪的客戶我的黑手老闆們個個胼手胝足努力打拚很多人從小型的家庭式工廠發展成業界知名的國際大廠

在我多年的職場生涯中沒有太多爾虞我詐廠商及國外客戶維持友善而且良好的合作關係職場中真正使用的英語會話成為本書的主軸,結合商業文書加上多位資深貿易工作者的實戰經驗,希望以活潑有趣的方式引導貿易新手輕鬆入門。

本書最大的特色是以中文呈現的「實戰TIPS」。這些都是多年的嘗試與摸索所累積的實務經驗,學校裡老師不會教,市面上「貿易英文」相關書籍也看不到。目前大學院校的畢業生,大多已經具備相當的英語能力。商用英文的部份(包括會話及書信),只要提供基本的範例,就足以應付實際的工作。

然而從新手上路的茫然無措,商務談判的應對,到處理突發狀況,例如不斷有人受害的國際詐騙集團,事先多一分瞭解和準備,才能減少損失,增加成功的機會。從東海大學推廣班的學生身上,我可以看到這些才是大家最迫切需要的。

本書另外一個特色是所有的對話都是職場上真正的「實況會話」。幫我審訂英文的美籍友人給我的評語是「Very realistic and interesting business dialogues.」整個貿易流程像一個劇本,從故事中可以看到買方和賣方的互動情形,他們的用心和努力,以及貿易工作中輕鬆愉快的一面。

2015年2月9日 星期一

1-2A-4 貿易流程 ABC

客戶資料建檔

收到國外客戶的來信,感覺似曾相識,到底有沒有報過價? 產品故障或損壞,需要維修零件,不知道是否還在保固期限? 客戶「以前」買過我們的產品,想要確認現在的價格,準備下新訂單;新產品上市、參加國內外展覽,事先要廣發英雄帖邀請客戶蒞臨參觀。這些時候,你都必須在最短的時間內找到所需的客戶資料。

為了避免臨時找不到資料搞得人仰馬翻,平日建檔的工作就非常重要。這是業務人員一定要練好的基本功。

客戶資料建檔的方式因人而異,每一家公司的作法也不盡相同。無論如何,只要符合分類的邏輯,方便管理及查詢就可以了。通常是先將客戶依地區(例如:亞洲、美洲、歐洲),再依國家,最後再以英文字母順序分別建檔。

客戶名片、初次詢價、訂單、重要連絡事項等,都要分別仔細保存。即使有方便的電子檔案及軟體,重要的資料也一定要列印保留紙本記錄,以免檔案毀損。

客戶資料建檔是非常重要的「小事」。書信或文件處理完畢一定要立即歸檔,養成好習慣。千萬不要因為怕麻煩而隨手擱置,否則日後找不到資料,麻煩就更大了。


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