前言

幾年前我在台中東海大學開設推廣教育課程「國貿英文口語書信班」,學員大多是貿易公司的新進員工,或是出口工廠準備接手外銷業務的第二代。每個星期日全天的課程,學員幾乎都不缺席,因為他們需要在最短的時間內,熟悉完整的貿易流程,並且能夠立即上手。

過去二十年來我替中部許多家機械工廠處理外銷業務接待國外來訪的客戶我的黑手老闆們個個胼手胝足努力打拚很多人從小型的家庭式工廠發展成業界知名的國際大廠

在我多年的職場生涯中沒有太多爾虞我詐廠商及國外客戶維持友善而且良好的合作關係職場中真正使用的英語會話成為本書的主軸,結合商業文書加上多位資深貿易工作者的實戰經驗,希望以活潑有趣的方式引導貿易新手輕鬆入門。

本書最大的特色是以中文呈現的「實戰TIPS」。這些都是多年的嘗試與摸索所累積的實務經驗,學校裡老師不會教,市面上「貿易英文」相關書籍也看不到。目前大學院校的畢業生,大多已經具備相當的英語能力。商用英文的部份(包括會話及書信),只要提供基本的範例,就足以應付實際的工作。

然而從新手上路的茫然無措,商務談判的應對,到處理突發狀況,例如不斷有人受害的國際詐騙集團,事先多一分瞭解和準備,才能減少損失,增加成功的機會。從東海大學推廣班的學生身上,我可以看到這些才是大家最迫切需要的。

本書另外一個特色是所有的對話都是職場上真正的「實況會話」。幫我審訂英文的美籍友人給我的評語是「Very realistic and interesting business dialogues.」整個貿易流程像一個劇本,從故事中可以看到買方和賣方的互動情形,他們的用心和努力,以及貿易工作中輕鬆愉快的一面。

2015年1月21日 星期三

1-1A-2談判策略解析

對話1

客戶主動拜訪來電詢問工廠所在的位置除非客戶堅持,否則工廠的業務經理當然不會讓客戶自己搭計程車,而是安排專車接送。最簡單而且絕對不會出錯的方法,就是直接約在旅館的大廳見面,客戶也都會欣然接受。

對話2

不論是初次來訪或是彼此已經熟識,客戶遠道而來,雙方見面一定會先熱絡地握手寒喧一番如果是新客戶就會互相交換名片。為了表示尊重與禮貌,主人通常會幫客人將大件的行李放進後車廂。

對話3

客戶進入工廠的會客室,招待茶或咖啡之後便開始言歸正傳。客戶在網路上面看到有興趣的產品,想要進一步瞭解更詳細的情形,這時候圖文並茂的產品目錄就會派上用場。請客戶看產品的照片再配合規格表加以解說,客戶就會一目瞭然。

對話4

解說完產品之後,重要的高潮戲登場。不論先前是否已經報過價,客戶一定會再次詢問產品的價格;不論是否已經給過折扣,客戶一定會要求更多的折扣。最後客戶還會詢問交貨時間及付款方式,不過這些都只是按表操課算是主菜之後的小點心。


在大多數的情況下,工廠都會當場直接報價給客戶如果無法立即報價,必須儘快以e-mail確認價格,展現合作的誠意及效率,以爭取商機。

UNIT 1-1接待新客戶NEW CLIENTS 1-1A-1實況會話

PART 1 基本貿易流程

UNIT 1-1 接待新客戶New Clients

1-1A-1 實況會話
Derek Chang is the sales manager of Excellent Machinery Company, Taiwan. He has a new customer Mr. Leo Smith, the owner of Leo Smith & Sons., Ltd., U.S.A. Derek Chang is calling Mr. Smith the day before his visit.

Excellent Machinery Company的業務經理Derek Chang打電話給隔天即將到訪的新客戶,美國Leo Smith & Sons., Ltd. 公司的老闆Mr. Leo Smith,約定隔天早上見面的時間。

Dialogue 1:  Making An Appointment (on the phone)
對話 1     :  約定見面時間 (電話中)

Mr. Chang : This is Excellent Machinery Co., Ltd. My name is Derek Chang. May I speak to Mr. Leo     Smith?
Mr. Smith  :  Speaking. I’d like to see some of your machines tomorrow. How do I get to your factory? 
Mr. Chang :  Can I pick you up in the hotel lobby at 9:00 in the morning?
Mr. Smith  :  Sure. I’d appreciate it. 
Mr. Chang :  OK. See you at 9:00 tomorrow morning in the hotel lobby.
Mr. Smith  :  Thank you very much for calling. See you.

Mr. Chang :  我們是 Excellent Machinery Co., Ltd. 我的名字是Derek Chang. 請問Mr. Leo Smith在嗎?
Mr. Smith  :  我就是。我想去看你們的機器。我要如何去你的公司?
Mr. Chang :  明天早上9:00我到您的旅館大廳接您可以嗎?
Mr. Smith  :  當然。謝謝!
Mr. Chang :  好。明天早上9:00我到您的旅館大廳接您。
Mr. Smith  :  謝謝您的來電。再見!
  
Dialogue 2 : In the Hotel Lobby

Mr. Chang and Mr. Smith meet in the hotel lobby. They shake hands and exchange business cards. 
Mr. Chang Mr. Smith 在旅館的大廳見面。他們握手並交換名片。

Mr. Chang : Good morning, Mr. Smith!
Mr. Smith  : Morning! 
Mr. Chang : Derek Chang of Excellent Machinery Co., Ltd. Nice to meet you!
Mr. Smith  : Nice to meet you, too, Mr. Chang. 
Mr. Chang : My car is parked outside the hotel. Let’s go.
Mr. Smith  : OK. 
Mr. Chang : Let me help you with your luggage.
Mr. Smith : Thank you

Mr. Chang : 早安Mr. Smith!
Mr. Smith  :
Mr. Chang : 我是Excellent Machinery Co., Ltd.Derek Chang。很高興見到您!
Mr. Smith  : 我也很高興見到您,Mr. Chang!
Mr. Chang : 我的車停在旅館的外面。我們走吧!
Mr. Smith  :
Mr. Chang : 我來幫你拿行李
Mr. Smith  : 謝謝!



在辦公室 In the Office

Dialogue 3 : Asking for Catalogues
對話3       : 索取產品目錄

Mr. Chang : Coffee or tea?
Mr. Smith  : Coffee, please. I saw your website and I am interested in your surface grinders. I’d like to know more about your CNC series as well. Do you have any catalogues?
Mr. Chang : Yes. This is the general catalogue for our surface grinders. Page 1 and 2 are saddle series; page 3 and 4 are column series. These are conventional types and this is our new catalogue for the CNC series.
Mr. Smith  : What is the table size of your surface grinders?
Mr. Chang : The table sizes range from 150mm x 350mm to 1500mm x 6000mm.

Mr. Chang : 請問您要喝茶還是咖啡?
Mr. Smith  : 咖啡。我看到您的網站。我對您的平面磨床很有興趣。我也想要瞭解您的CNC系列。您有目錄嗎?
Mr. Chang : 這是我們平面磨床的綜合目錄。第1頁和第2頁是鞍座移動式系列,第3頁和第4頁是立式移動式系列,這些是傳統機器。這是我們CNC系列的新目錄。
Mr. Smith  : 您的平面磨床工作台尺寸有多大?
Mr. Chang : 工作台尺寸從150 x 350mm 1500mm x 6000mm

Dialogue 4 : Asking for Prices

Mr. Smith  : Can you give me the prices for your surface grinders and CNC series?
Mr. Chang : Yes. This is our quotation. 
Mr. Smith  : Your prices are very high. Can you give me a better price?
Mr. Chang : Yes, we will give you 10% discount on the prices for distributors. 
Mr. Smith  : Do you accept Letters of Credit?
Mr. Chang : Yes, payment is made by L/C at sight or T/T before the shipment. 
Mr. Smith  : How long can you ship our order?
Mr. Chang : 45 days after we receive your L/C. 
Mr. Smith : I need the best prices for surface grinders EM-101, EM-102, and the CNC series.
Mr. Chang : OK. I will send you our offer by e-mail as soon as possible.

Mr. Smith  : 你可以給我平面磨床和CNC系列的報價嗎?
Mr. Chang : 好的。這是我們給您的報價。
Mr. Smith  : 你們的價格很高。你可以給我更好的價格嗎?
Mr. Chang : 是的。我們可以給你售價10%的經銷商折扣。
Mr. Smith  : 你們接受信用狀嗎?
Mr. Chang : 是。以即期信用狀付款或出貨前匯款都可以。
Mr. Smith  : 訂單多久可以出貨?
Mr. Chang : 收到信用狀45天。
Mr. Smith  : 我需要 EM-101, EM-102平面磨床以及CNC 系列最好的價格。

Mr. Chang : 好,我會儘快將報價以e-mail寄給您。

備註. 本書內容所使用的公司、產品、及人物均為虛構。




全書目錄



前言


PART 1    基本貿易流程

    UNIT 1-1  接待新客戶 New Clients

        1-1A-1    實況會話

                        對話 1 : 約定見面時間 (電話中)
                        對話 2 : 旅館大廳
                        對話 3 : 索取產品目錄
                        對話 4 : 詢價

        1-1A-2    談判策略解析

        1-1A-3    新手上路 GPS

        1-1A-4   貿易流程 ABC
                       讓客戶戴上分類帽
                       主動說出客戶的姓名

        1-1A-5    貿易潛規則
                        接送途中不談公事
                        凸顯 Boss 的重要性

        1-1A-6    單字補充包

        1-1A-7    立即上手實用例句

        1-1A-8    貿易文書入門: 書信寫作技巧

       
        1-1B-1    實況會話
                        對話 1 : 展開對話
                        對話 2 : 介紹工廠
                        對話 3 : 瞭解客戶
                        對話 4 : 瞭解市場

        1-1B-2    談判策略解析

        1-1B-3    貿易職場 KNOW-HOW : 接送及代訂旅館

        1-1B-4    狀況排除 Q&A

        1-1B-5    單字補充包

        1-1B-6    立即上手實用例句

        1-1B-7     實用書信範例
                        國外客戶來訪確認
                        國外客戶來訪追蹤

    UNIT 1-2  詢價及報價

        1-2A-1    實況會話
                        對話 1 : 有興趣的產品
                        對話 2 : 討價還價
                        對話 3 : 附件
                        對話 4 : 交貨&保證期限

        1-2A-2    談判策略解析

        1-2A-3    新手上路 GPS

        1-2A-4    貿易流程 ABC  : 客戶資料建檔

        1-2A-5    貿易潛規則 : 參考價格「僅供參考」

        1-2A-6    單字補充包

        1-2A-7    立即上手實用例句

        1-2B-1    實況會話
                        對話 1 : 安裝及操作訓練
                        對話 2 : 報價有效期限
                        對話 3 : 付款條件 I
                        對話 4 : 付款條件 II

        1-2B-2    談判策略解析

        1-2B-3    貿易職場 KNOW-HOW : 報價條件

        1-2B-4    狀況排除 Q&A

        1-2B-5    單字補充包

        1-2B-6    立即上手實用例句

        1-2B-7    商業文書入門: 報價單基本格式

        1-2B-8    實用書信範例
                        詢價信
                        回覆詢價

    UNIT 1-3  參觀工廠 Visiting the Factory

        1-3A-1    實況會話
                        對話1 : 參觀目標產品
                        對話2 : 參觀其它產品
                        對話3 : 參觀工廠設備
                        對話4 : 介紹廠內人員/廠長

        1-3A-2    策略解析

        1-3A-3    新手上路 GPS

        1-3A-4    貿易流程 ABC  : 為什麼要參觀工廠?

        1-3A-5    貿易潛規則 : 歡迎參觀 V.S. 謝絕參觀

        1-3A-6    單字補充包

        1-3A-7    立即上手實用例句

        1-3A-8    商業文書入門 : 樣品發票

        1-3B-1    實況會話
                        對話 1 : 產品測試
                        對話 2 : 要求變更規格
                        對話 3 : 工廠設備
                        對話 4 : 介紹廠內人員 / 研發部主任

        1-3B-2    談判策略解析

        1-3B-3    貿易職場 KNOW-HOW : 事前準備

        1-3B-4    狀況排除 Q&A

        1-3B-5    單字補充包

        1-3B-6    立即上手實用例句

        1-3B-7    實用書信範例 : 客戶參觀工廠追蹤




    UNIT 1-4 洽談新訂單 New Orders

        1-4A-1    實況會話
                        對話 1 : 確認產品&價格
                        對話 2 : 目錄及操作手冊
                        對話 3 : 保證期限及售後服務
                        對話 4 : 付款及出貨

        1-4A-1    談判策略解析

        1-4A-2    新手上路 GPS

        1-4A-3    貿易流程 ABC

        1-4A-4    貿易潛規則

        1-4A-5    單字補充包

        1-4A-6    立即上手實用例句

        1-4A-7    商業文書入門 : 預估發票

        1-4B-1   實況會話
                       對話 1 : 確認價格
                       對話 2 : 付款條件
                       對話 3 : 要求代理
                       對話 4 : 成交

        1-4B-2    談判策略解析

        1-4B-3    貿易職場 KNOW-HOW : 樣品→訂單

        1-4B-4    狀況排除 Q&A

        1-4B-5    單字補充包

        1-4B-6    立即上手實用例句

    UNIT 1-5    出貨及付款

        1-5A-1    實況會話
                        對話 1 : 確認出貨內容 I
                        對話 2 : 確認出貨內容 II
                        對話 3 : 追加訂單及修改信用狀
                        對話 4 : 船務代理

        1-5A-2    談判策略解析

        1-5A-3    新手上路 GPS

        1-5A-4    貿易流程 ABC: 付款條件

        1-5A-5    貿易潛規則

        1-5A-6    單字補充包

        1-5A-7    立即上手實用例句

        1-5A-8    貿易職場 KNOW-HOW : 常用付款條件

        1-5A-9   狀況排除 Q&A




PART 2    長期客戶

    UNIT 2-1  開發新產品 Developing New Products

        2-1A-1    實況會話
                        對話 1 : 初步構想
                        對話 2 : 價格
                        對話 3 : 設計細節
                        對話 4 : 原型機

        2-1A-2    談判策略解析

        2-1A-3    貿易潛規則

        2-1A-4    單字補充包

        2-1A-5    立即上手實用例句

        2-1B-1    實況會話
                        對話 1 : 模具費 I
                        對話 2 : 模具費 II
                        對話 3 : 保護市場
                        對話 4 : 成交

        2-1B-2    談判策略解析

        2-1B-3    狀況排除 Q&A

        2-1B-4    單字補充包

        2-1B-5   立即上手實用例句

        2-1B-6    實用書信範例

    UNIT 2-2  餐敘 A Dinner

        2-2A-1    實況會話
                        對話 1 : 使用筷子
                        對話 2 : 北京烤鴨
                        對話 3 : 談論子女
                        對話 4 : 更多食物

        2-2A-2    談判策略解析

        2-2A-3    新手上路 GPS

        2-2A-4    貿易流程小常識

        2-2A-5    貿易潛規則

        2-2A-6    單字補充包

        2-2B-1    實況會話
                        對話 1 : 鐵板燒
                        對話 2 : 閒聊
                        對話 3 : 工作進度
                        對話 4 : 乾杯!

        2-2B-2    談判策略解析

        2-2B-3    狀況排除 Q&A

        2-2B-4    單字補充包

    UNIT 2-3  招待旅遊

        2-3A-1    實況會話
                        對話 1 : 講解行程
                        對話 2 : 腳踏車租車店
                        對話 3 : 伊達邵碼頭
                        對話 4 : 原住民歌舞

        2-3A-2    談判策略解析

        2-3A-3    新手上路 GPS

        2-3A-4    貿易流程小常識 客隨主便

        2-3A-5    立即上手實用例句

        2-3B-1    實況會話
                        對話 1 : 原住民美食餐廳
                        對話 2 : 涵碧樓紀念館
                        對話 3 : 耶穌堂
                        對話 4 : 湖畔咖啡廳

        2-3B-2    談判策略解析

        2-3B-3    貿易職場 KNOW-HOW :  行程解說點到為止

        2-3B-4    單字補充包

        2-3B-5    立即上手實用例句

        2-3B-6    實用書信範例


PART 3    貿易高手養成

    UNIT 3-1  展覽接待 Exhibitions

        3-1A-1    實況會話
                        對話 1 : 潛在買主
                        對話 2 : 使用者
                        對話 3 : 製造廠
                        對話 4 : 舊客戶

        3-1A-2    談判策略解析

        3-1A-3    新手上路 GPS

        3-1A-4    貿易流程 ABC

        3-1A-5    貿易潛規則

        3-1A-6    單字補充包

        3-1A-7    立即上手實用例句

        3-1B-1    實況會話
                        對話 1 : 討價還價
                        對話 2 : 使用者抱怨
                        對話 3 : 拜訪經銷商
                        對話 4 : 拜訪潛在客戶

        3-1B-2    談判策略解析

        3-1B-3    貿易職場 KNOW-HOW

        3-1B-4    狀況排除 Q&A

        3-1B-5    單字補充包

        3-1B-6    立即上手實用例句

        3-1B-7    實用書信範例
                        展覽邀請函
                        展後追蹤

    UNIT 3-2  獨家代理

        3-2A-1    實況會話
                        對話 1 : 要求代理
                        對話 2 : 地區性 v.s. 全國性
                        對話 3 : 單一項目的專賣權 I
                        對話 4 : 單一項目的專賣權 II

        3-2A-2    談判策略解析

        3-2A-3    新手上路 GPS

        3-2A-4    貿易流程 ABC
                        為什麼要代理?
                        如何選擇代理?

        3-2A-5    貿易潛規則
                        一定要簽代理合約嗎?
                        代理期間「偷跑」

        3-2A-6    單字補充包

        3-2A-7    立即上手實用例句

        3-2A-8    商業文書入門  : Sales Agency Agreement 銷售代理合約

        3-2B-1    實況會話
                        對話 1 : 最低訂購量及價格
                        對話 2 : 地區
                        對話 3 : 特殊條款及條件
                        對話 4 : 合約有效期限

        3-2B-2    談判策略解析

        3-2B-3    貿易職場 KNOW-HOW
                        與代理積極互動
                        主動爭取代理
                        分散市場

        3-2B-4    狀況排除

        3-2B-5    單字補充包

        3-2B-6    立即上手實用例句

    UNIT 3-3  索賠

        3-3A-1    實況會話
                        對話 1 : 出貨短少
                        對話 2 : 運送過程損壞
                        對話 3 : 出貨項目錯誤
                        對話 4 : 產品缺失

        3-3A-2    談判策略解析

        3-3A-3    新手上路 GPS

        3-3A-4    貿易流程 ABC

        3-3A-5    貿易潛規則 : 相信客戶

        3-3A-6    單字補充包

        3-3A-7    立即上手實用例句

        3-3B-1    實況會話
                        對話 1 : 產品故障 / 經銷商
                        對話 2 : 產品缺陷 / 使用者
                        對話 3 : 運送過程損壞
                        對話 4 : 不當操作造成損壞

        3-3B-2     談判策略解析

        3-3B-3    貿易職場 KNOW-HOW : 顧客永遠是對的?

        3-3B-4    單字補充包

        3-3B-5    立即上手實用例句

        3-3B-6    實用書信範例 : 回覆索賠

PART 4    電話洽談 Phone Cconversations





    UNIT 4-1  催貨&催款

        4-1A-1    實況會話
                        對話 1 : 通知付款
                        對話 2 : 請求付款
                        對話 3 : 延後出貨
                        對話 4 : 催款

        4-1A-2    談判策略解析

        4-1A-3    立即上手實用例句

        4-1B-1    實況會話
                        對話 1 : 信用狀拒付
                        對話 2 : 請求電放提單
                        對話 3 : 追加訂單
                        對話 4 : 核對訂單明細

        4-1B-2    立即上手實用例句

PART 5    小心國際詐騙集團

    5-1A      釣魚網站

    5-1B      奈及利亞式詐騙

    5-1C      「西非國家經濟共同體」騙局

    5-1D      假廣告真敲詐

    5-1E      假客戶真借錢

    5-1F      截取email更改匯款帳戶

    5-1G    「幸好你有來問我!」
                   銀行假支票
                   真匯款假訂單



感謝

謹以此書獻給我的論文指導教授Professor Robert Reynolds,同時感謝在本書寫作過程中提供協助的朋友們。


前言

幾年前我在台中東海大學開設推廣教育課程「國貿英文口語書信班」,學員大多是貿易公司的新進員工,或是出口工廠準備接手外銷業務的第二代。每個星期日全天的課程,學員幾乎都不缺席,因為他們需要在最短的時間內,熟悉完整的貿易流程,並且能夠立即上手。

過去二十年來我替中部許多家機械工廠處理外銷業務接待國外來訪的客戶我的黑手老闆們個個胼手胝足努力打拚很多人從小型的家庭式工廠發展成業界知名的國際大廠

在我多年的職場生涯中沒有太多爾虞我詐廠商及國外客戶維持友善而且良好的合作關係職場中真正使用的英語會話成為本書的主軸,結合商業文書加上多位資深貿易工作者的實戰經驗,希望以活潑有趣的方式引導貿易新手輕鬆入門。

本書最大的特色是以中文呈現的「實戰TIPS」。這些都是多年的嘗試與摸索所累積的實務經驗,學校裡老師不會教,市面上「貿易英文」相關書籍也看不到。目前大學院校的畢業生,大多已經具備相當的英語能力。商用英文的部份(包括會話及書信),只要提供基本的範例,就足以應付實際的工作。

然而從新手上路的茫然無措,商務談判的應對,到處理突發狀況,例如不斷有人受害的國際詐騙集團,事先多一分瞭解和準備,才能減少損失,增加成功的機會。從東海大學推廣班的學生身上,我可以看到這些才是大家最迫切需要的。

本書另外一個特色是所有的對話都是職場上真正的「實況會話」。幫我審訂英文的美籍友人給我的評語是「Very realistic and interesting business dialogues.」整個貿易流程像一個劇本,從故事中可以看到買方和賣方的互動情形,他們的用心和努力,以及貿易工作中輕鬆愉快的一面。