前言

幾年前我在台中東海大學開設推廣教育課程「國貿英文口語書信班」,學員大多是貿易公司的新進員工,或是出口工廠準備接手外銷業務的第二代。每個星期日全天的課程,學員幾乎都不缺席,因為他們需要在最短的時間內,熟悉完整的貿易流程,並且能夠立即上手。

過去二十年來我替中部許多家機械工廠處理外銷業務接待國外來訪的客戶我的黑手老闆們個個胼手胝足努力打拚很多人從小型的家庭式工廠發展成業界知名的國際大廠

在我多年的職場生涯中沒有太多爾虞我詐廠商及國外客戶維持友善而且良好的合作關係職場中真正使用的英語會話成為本書的主軸,結合商業文書加上多位資深貿易工作者的實戰經驗,希望以活潑有趣的方式引導貿易新手輕鬆入門。

本書最大的特色是以中文呈現的「實戰TIPS」。這些都是多年的嘗試與摸索所累積的實務經驗,學校裡老師不會教,市面上「貿易英文」相關書籍也看不到。目前大學院校的畢業生,大多已經具備相當的英語能力。商用英文的部份(包括會話及書信),只要提供基本的範例,就足以應付實際的工作。

然而從新手上路的茫然無措,商務談判的應對,到處理突發狀況,例如不斷有人受害的國際詐騙集團,事先多一分瞭解和準備,才能減少損失,增加成功的機會。從東海大學推廣班的學生身上,我可以看到這些才是大家最迫切需要的。

本書另外一個特色是所有的對話都是職場上真正的「實況會話」。幫我審訂英文的美籍友人給我的評語是「Very realistic and interesting business dialogues.」整個貿易流程像一個劇本,從故事中可以看到買方和賣方的互動情形,他們的用心和努力,以及貿易工作中輕鬆愉快的一面。

2015年6月8日 星期一

4-1B-4立即上手實用例句

L/C was unpaid because of late shipment.
L / C因為延遲出貨而拒付。

Can you ask your bank to accept the discrepancy?
你可以請你的銀行接受瑕疵嗎?

I will surrender the B/L as soon as I receive your payment.
收到你的貨款我會立刻電放提單。

Can you have them deliver their parts to our factory next week?
你可以讓他們下個星期送到我們的工廠嗎?

4-1B-3單字補充包

拒付unpaid
The bank informed that the L/C was unpaid.
銀行通知信用狀遭到拒付

discrepancy文件瑕疵;差異
A discrepancy in a contract can cause severe problems.
合約內容的誤差可能產生嚴重的問題

shipping instructions裝船指示
We are waiting for your shipping instructions.
我們在正等候你們的裝船指示。

4-1B-2談判策略解析

對話1

信用狀因為客戶不願意修改信用狀遭到銀行拒付Mr. Chang通知客戶接受瑕疵。在正常的情況下,只要客戶願意到銀行付款贖單,問題就可以順利解決,但是廠商押匯時會被扣瑕疵費

對話2

船即將抵達港口,客戶急需文件提貨,否則要繳延滯費。Mr. Chang堅持客戶必須先付款。無論如何寄送文件已經來不及提貨,因此客戶要求電放提單Mr. Chang同意只要收到貨款就會立即處理。

對話3

客戶要求追加訂單並且在貨櫃內加裝2箱零件。客戶要將全部的貨款都匯給Mr. Chang的公司,再轉給零件供應商。這些都是舉手之勞,Mr. Chang欣然同意。但提醒客戶零件送達的時間。

對話4

Mr. Chang向客戶確認訂單的細節及客戶到訪的時間。並詢問客戶是否指定船務代理。

對話4

Dialogue 4: Checking Order Details
對話4: 核對訂單明細

Mr. Chang: We have received your L/C and your order is in production now.
Client G: Very good. Thank you.
Mr. Chang: Shall we wire your machine 380V/3Ph/50Hz?
Client F: Yes, that’s correct.
Mr. Chang: The machine will come with one standard grinding wheel. And you order extra 5 more pcs. Do you need 7” or 8” wheel?
Client F: I use 7” wheel in my factory.
Mr. Chang: OK. In your e-mail you said you want to see the machine when you come to Taiwan in March. When are you coming to our factory?
Client F: I will let you know then.
Mr. Chang: Do you have a shipping agent in Taiwan?
Client: Yes, I will send you shipping instructions by e-mail.

Mr. Chang: 我們已收到你的L / C,你的訂單已經上線生產了。
客戶G: 好極了。謝謝。
Mr. Chang: 你的機器電壓是380V/3/50赫茲嗎?
客戶F: 對。
Mr. Chang: 機器會附一個標準的砂輪。你又多訂購5個。你的砂輪要7吋或8?
客戶F: 我們的工廠使用7吋砂輪。
Mr. Chang: 好的。您在e-mail裡面說,你三月份來台灣時想要看機器。你什麼時候會來我們的工廠?
客戶F: 我會告訴你。
Mr. Chang: 你在台灣有船務代理嗎?

客戶: 有,我會用e-mail通知出貨事宜。

對話3

Dialogue 3: Additional order
對話3:追加訂單

Client F: I need ten more grinding wheels with the next shipment. Can you put them in the machines?
Mr. Chang: OK. No problem.
Client F: When will the container leave?
Mr. Chang: In the end of this month.
Client F: I order some parts from two other suppliers. Can you put them in your container?
Mr. Chang: Can you have them deliver their parts to our factory next week?
Client F: I think so. Can you do me a favor?
Mr. Chang: Sure. How can I help you?
Client F: I will transfer all the money to you. Can you pay them for me?
Mr. Chang: No problem.

客戶F:下一批貨我需要再訂10個砂輪。你可以放在機器裡面嗎?
Mr. Chang: 好的。沒問題。
客戶F:貨櫃什麼時候離開?
Mr. Chang: 這個月底。
客戶F: 我向另外兩家供應商訂一些零件。你可以放在你的貨櫃裡面嗎?
Mr. Chang: 你可以讓他們下個星期送到我們的工廠嗎?
客戶F: 應該可以。你可以幫我一個忙嗎?
Mr. Chang: 當然。要幫什麼忙?
客戶F: 我把所有的錢都匯給你。你可以幫我付錢給他們嗎?
Mr. Chang: 沒問題。


對話2

Dialogue 2: Request to Surrender the Bill of Lading
對話2: 請求電放提單

Client E: Did you send us the shipping documents? The ship will be arriving in two days. We need the original B/L to clear the cargo.
Mr. Chang: I am sorry, we have not received your payment yet.
Client E: I will send you the money today. Can you send me one full set of original documents by registered air mail immediately?
Mr. Chang: It will take about one week for the documents to reach you by mail. I will send you the documents by courier service. It takes 3 or 4 days.
Client E: That will be too late. The ship will arrive the day after tomorrow. Can you surrender the B/L?
Mr. Chang: OK. I will surrender the B/L as soon as I receive your payment.

客戶E:你有沒有寄裝運文件給我們? 再過兩天船就到了。我們需要正本提單 才可以提貨。
Mr. Chang: 很抱歉,我們還沒有收到您的貨款。
客戶E:今天我會寄錢給你。你可以馬上用航空掛號寄全套正本文件給我嗎?
Mr. Chang: 郵寄文件大約一個星期才會到。我用快遞寄文件給你需要34天。
客戶E: 不及。後天船就到了。你可以電放提單嗎?  

常先生: 好的。收到您的貨款我會立刻電放提單。

4-1B-1 對話1

4-1B-1實況會話
Sales Manager Derek Chang of Excellent Machinery Company, Taiwan are talking to his clients (dealers & users) on the phone.

Dialogue 1: Unpaid Letter of Credit
對話1: 信用狀拒付

Mr. Chang: Our bank just informed us that the L/C was unpaid because of late shipment. Can you ask your bank to accept the discrepancy?
Client D: What happened?
Mr. Chang: As I explained in my e-mail, we would be a few days late for the shipment. You agreed and you said theres no need to amend the L/C. The last shipping date of L/C is November 10 and the on board date is November 12. Therefore the L/C was unpaid.  
Client D: Dont worry. I will ask our bank to accept the discrepancy.
Mr. Chang: Thank you very much for help.
Client D: No problem. Thank you for calling.

Mr. Chang: 我們銀行剛剛通知我們,L / C因為延遲出貨而拒付。你可以請你的銀行接受瑕疵嗎?
客戶D:發生什麼事?
Mr. Chang: 我在電子郵件裡面解釋,我們會延後幾天出貨。您同意,你不需要修改L / CL / C的最後裝船日是1110日,提單日期是1112。所以L / C就拒付了。
客戶D: 不要擔心。我會叫銀行接受瑕疵。
Mr. Chang: 非常感謝你的幫忙。
客戶D: 不客氣。謝謝你的來電。



4-1A-5立即上手實用例句

We have sent you down payment for two mini grinders.
我們已經寄兩台迷你磨床的訂金給你。

Your order is in production and will be shipped in 30 days.
你的訂單已經上線生產,將30天內出貨。

Your order for two mini grinders will be ready for shipment next week.
你的訂單兩台迷你磨床下個星期準備出貨。

We need two more weeks for the shipment.
我們還需要兩個星期才能出貨。

We are out of stock and need the new grinders urgently.
我們已經缺貨,急需新的磨床。

Can you let me know the exact shipping date?
你可以讓我知道確切的出貨日期嗎?

Please hold the shipment for a while.
請你先暫緩出貨。

Please settle your payment as soon as possible.
請儘快處理你的貨款。

4-1A-4貿易流程ABC

國際電話及網路視訊通話雖然方便,買賣雙方一般的連絡事項,還是以書面為主,除了清楚明白,同時也方便日後追蹤查詢。

文書往返溝通不夠清楚,或是太久沒有收到回覆,才會使用電話補充說明,或是再作追蹤。

打國際電話時要注意時差。如有需要,也可以先和客戶先約定時間再打電話,以免對方外出,或是因為開會等原因不便接電話。


國際電話費用昂貴網路視訊通話雖然便宜好用,也要注意長話短說。

4-1A-3新手上路GPS


l   A 經常接到國外客戶打來的電話,有些客戶說話的速度很快,有些口音很重,很難聽懂。是小A自己的英文程度太差嗎?

客戶說話的速度太快時,不要跟著緊張愈說愈快相反的應該用正常的速度把話說清楚。重覆重點或是強調關鍵字,必要時請客戶覆誦確認聽不懂的單字請客戶拚出來再記下來無法立即回答的問題可以查明之後再回電。重要的連絡事項應該再以e-mail確認。

平時多聽主流媒體,類如BBCCNN的國際新聞,熟悉各種口音,也會有很大的幫助。

l   B打電話給國外的客戶,事先想好的話經常會忘記說。有什麼辦法呢?


先把重點寫下來再打電話這樣就不會忘記了

4-1A-2談判策略解析

對話1 & 2 
無論是打電話給客戶或是對方主動來電,都要清楚說明彼此的姓名及職稱。 除此之外,雙方一定要先互相問候寒喧一番,才會開始進入正題,這些都是基本的禮貌。

客戶匯款之後來電確認Mr. Chang是否收到訂金,並且詢問出貨時間Mr. Chang告知訂單已經上線生產預定30天內會出貨。依照正常程序,準備出貨時再次通知客戶付清尾款,並且請客戶寄銀行收據確認付款完成

對話3

Mr. Chang因為零件延誤無法如期出貨,請客戶修改信用狀。客戶已經缺貨,Mr. Chang說明會儘速出貨,但是已經超過有效期限,必須修改信用狀才能押匯。

對話4

Mr. Chang打電話向客戶催款,對方卻表示貨款延誤要求暫緩出貨。Mr. Chang只能請客戶儘速付款。


對話4

Dialogue 4: Urging Payment 
對話4:催款

Mr. Chang: This is Excellent Machinery Company from Taiwan. My name is Derek Chang. May I speak to Financial Manager Mr. Weber Karlsen?
Client C: This is Weber speaking. Oh, hi, Derek. I haven’t heard from you for a long time. How are you doing?
Mr. Chang: Pretty good, and you?
Client C: Terrible. Our customer has delayed the payment. I have no money to pay you.
Mr. Chang: The machines are ready for shipment. What Can I do?
Client C: Please hold the shipment for a while. I’ll get the customer to pay up shortly.
Mr. Chang: Please settle your payment as soon as possible.
Client C: OK, I’ll try. 

Mr. Chang: 我們是台灣的Excellent Machinery Company公司我的名字是Derek Chang。請問財務經理Mr. Weber Karlsen在嗎?
客戶C: 我是WeberDerek。好久不見你好嗎?
Mr. Chang: 還不錯。你呢?
客戶C: 糟透了。我們的客戶拖欠貨款我沒有錢付給你。
Mr. Chang: 機器已經做好準備出貨。我該怎麼辦?
客戶C: 請你先暫緩出貨。我會叫客戶趕快付錢。
Mr. Chang: 請儘快處理你的貨款。
客戶C: ,我會努力


對話3

Dialogue 3: Delaying Shipment
對話3 : 延後出貨

Client B: I got your e-mail asking us to amend the L/C. Why?
Mr. Chang: We are very sorry. Some of the key components are delayed. We need two more weeks for the shipment.
Client B: That’s too bad. We are out of stock and need the new grinders urgently. Can you help?
Mr. Chang: We’ll try to ship in the end of this month, but the last shipment date has been exceeded. You need to amend the L/C.
Client B: OK. I’ll do it today. Can you let me know the exact shipping date?
Mr. Chang: Yes, I’ll send you the shipping advice.

客戶B: 我收到你的e-mail要求我們修改L / C。為什麼呢?
Mr. Chang: 非常抱歉。有一些關鍵的零件來不及做好我們還需要兩個星期才能出貨。
客戶B: 太糟糕了。我們已經缺貨,急需新的磨床。你能幫忙嗎?
Mr. Chang: 我們會儘量在月底出貨,但是已經超過最後裝船日。你要修改L / C
客戶B: 好。今天我會處理。你可以讓我知道確切的出貨日期嗎?

Mr. Chang: 可以,我會寄裝船通知給你。

對話 2

Dialogue 2: Request for Payment
對話   2請求付款

Mr. Chang: This is Excellent Machinery Company from Taiwan. My name is Derek Chang. May I speak to Mr. Shimizu?
Client A: Speaking. Mr. Chang, how are you?
Mr. Chang: I am fine. Thank you, and you?
Client A: I’m fine. Thank you.
Mr. Chang: Your order for two mini grinders will be ready for shipment next week. Client B: Yes, I got your e-mail. I will transfer the money to you tomorrow.
Mr. Chang: Can you e-mail the bank receipt to me?
Client B: No problem. 

Mr. Chang: 我們是台灣的Excellent Machinery Company公司我的名字是Derek Chang。請問清水先生在嗎?
客戶A:我是清水。張先生,你好嗎?  
Mr. Chang: 我很好。謝謝,你呢?
客戶A:很好。謝謝。
Mr. Chang: 你的訂單兩台迷你磨床下個星期準備出貨。
客戶B:對,我收到你的e-mail。明天我會匯錢給你。
Mr. Chang: 你可以把銀行收據用e-mail寄給我嗎
客戶B: 沒問題。

PART 4 / UNIT 4-1A-1 對話1

PART 4 電話洽談  Phone Conversations

UNIT 4-1催貨&催款

4-1A-1實況會話
Sales Manager Derek Chang of Excellent Machinery Company, Taiwan are talking to his clients (dealers & users) on the phone.

台灣Excellent Machinery Company公司的業務經理 Mr. Derek Chang和他的客戶(經銷商及使用者)之間的電話交談。

Dialogue 1: Informing Payment
對話1:通知付款

Client A: This is Yoshida Trading Company, Japan. My name is Shimizu. May I speak to Mr. Derek Chang?
Mr. Chang: Speaking. How are you, Mr. Shimizu?
Client A: I am fine. Thank you, and you?
Mr. Chang: Very well.
Client A: We have sent you a down payment for two mini grinders. Did you receive the money?
Mr. Chang: Yes, we received your payment yesterday.
Client A: When are you going to ship the machines?
Mr. Chang: Your order is in production and will be shipped in 30 days.
Client A: Please let me know when you are ready to ship our order. I’ll pay the balance then.
Mr. Chang: Yes. I will. Thank you for calling. Have a nice day! 

客戶A:我們是日本吉田貿易公司,我的名字是清水。請問Mr. Derek Chang在嗎?
Mr. Chang: 我就是。清水先生你好嗎?  
客戶A:我很好。謝謝,你呢?
Mr. Chang: 非常好。
客戶A:我們已經寄兩台迷你磨床的訂金給你。你收到錢了嗎?
Mr. Chang: 是的,我們昨天收到您的付款。
客戶A:你的機器什麼時候出貨?
Mr. Chang: 你的訂單已經上線生產,將30天內出貨。
客戶A: 你要出貨時請告訴我,我會付清餘款。
Mr. Chang: 好。感謝你的來電。祝你今天愉快!