1-3A-8 商業文書入門

樣品發票

(公司信頭) INVOICE發票

No號碼:

20130925

Date日期

September 25, 2013

INVOICE of

發票內容Machine Parts

For account and risk of Messrs.

發票抬頭Leo Smith & Sons., Ltd.

Attn. 連絡人Mr. Leo Smith

Shipped by

出貨方式: 個人手提Personal carry-on

Per

Sailing on or about

From

to

L/C No.

Contract No.

Marks & Nos. 編號	Description of Goods 品名	Quantity 數量	Unit Price 單價	Amount 金額
	Machine parts機械零件	2 pcs	US$10.00	US$20.00
Total總金額		US$20.00
Sample of No Commercial Value. Value For Customs Purpose Only.   樣品無商業價值，價格僅供通關申報用途。

Sincerely yours,

Excellent Machinery Company

Derek Chang

Sales Manger

客戶手提樣品必須附樣品發票，以便通過機場海關檢查。

1-3A-7 立即上手實用例句

We developed our new control systems and the accuracy is greatly improved.

我們開發新的控制系統，準確度大幅提高。

Our quality and safety meet the highest international standards. 

我們的品質及安全性符合最高的國際標準。

We have CE mark for machines selling to Europe.

我們銷售到歐洲的機器也有CE標示。

Most of the components are made by our subcontractors.  

大部份的零組件都是我們的外包廠商做的。

We keep complete records so we can easily follow up if anything goes wrong.

我們保留完整的記錄，如果有任何地方發生問題，就很容易追蹤。

1-3A-6 單字補充包

by accident 意外

That machine started by accident, fortunately, no one got injured.

機器意外啟動，幸好無人受傷。

semi finished 半成品

These are semi finished products and not ready for shipment.

這些是半成品，還不能出貨。

critical 關鍵

The technical know-how and innovation are critical to maintaining our competitiveness and productivity.

技術知識及創新能力是我們維持競爭力及生產力的關鍵。

subcontractor 外包商

The subcontractors are required to establish and maintain quality records. 

外包商必須建立及維持品質的記錄。

laboratory 實驗室

We have a laboratory with the latest equipments and advanced technology.

我們的實驗室擁有最新的設備及先進的技術。

keep records 保留記錄

We are required to keep complete records of all transactions.

我們必須保留所有交易的完整記錄。

follow up 追查; 追蹤

We followed up this matter carefully until we found what caused the mistake. 

我們仔細追查此事直到找出錯誤的原因為止。 

production manager 廠長；生產部經理

The production manager supervises workers in the factory to ensure efficiency. 

廠長負責在工廠監督工人以確保效率。

in charge of 負責

The manager in charge of the sales department is highly responsible.

負責業務部門的經理非常盡責。

look into the details注意細節

We need to look into the details when handling customer’s complaints. 
處理顧客抱怨時要注意細節。

1-3A-5 貿易潛規則

歡迎參觀 V.S. 謝絕參觀

開放參觀

製造工廠為了展現自身生產設備、規模、以及生產技術等方面的優勢，通常都樂意開放，歡迎客戶參觀。所有的參觀動線都會事先作好規畫，有些公司還會製作介紹的影片及簡報，讓訪客對工廠有更清楚的認識，留下深刻的印象 。

廠商都會儘量強調自己的優點，美化或掩飾不足之處。然而，有經驗的買主看的是門道。買主的心中不只是有一把尺，還有整套的計算公式。在參觀的過程中，他們會一直盤算著原物料、人工、廠房、機器設備等直接及間接的製造成本，以作為議價的基礎。

謝絕參觀

有些廠商因為產品及行業的特殊性，並不開放參觀，或是只能參觀展示區。在正常的情狀下，訪客並不會任意進出，而是遵循廠方人員的引導，想要拍照也會事先徵求同意。需要保護商業機密，或是其它特殊原因不便參觀，在規畫動線時就要技巧性地排除。

參觀協力工廠

台灣很多產業的上、下游外包工廠的合作非常密切，很多零組件都會交由廠外的協力廠商生產。國外客戶來訪有時也會參觀協力廠商。參觀的內容大多是彼此合作生產的零組件相關製程為。客戶可能會向協力廠商詢問與產品有關的技術問題，但不會涉及價格。

1-3A-4 貿易流程 ABC

為什麼要參觀工廠?

新/舊客戶來訪

新客戶對於某項產品有興趣，為了對產品有更具體的認識，瞭解製造工廠的規模、生產能力、製造過程、使用的設備及技術等，經常會親自拜訪並且參觀工廠，洽詢買賣雙方合作的機會。

已經配合一段時間的舊客戶也會到工廠參觀，瞭解廠內最新的狀況，尋求新的商機。如果雙方的合作穩定，一般例行性或禮貌性的拜訪，並不影響既有的訂單。

驗貨

有些買主在出貨之前會要求到工廠驗貨，以確保交貨的數量及品質。除了買主親自驗貨之外，有時也會因為進口國家的法令規定，需要第三方出具檢驗報告，例如SGS（瑞商遠東公證股份有限公司）。

國際認證

除了客戶來訪及貨品檢驗之外，有些製造工廠或產品需要申請國際品質及安全認證，例如ISO（國際標準化組織 International Organization for Standardization）、， UL (美國產品安全認證 Underwriters Laboratories Inc.) 、CSA（加拿大標準協會   Canadian Standard Association）及CE（歐洲合格認證 Communate Europpene）等。

認證單位的人員除了審核書面資料之外，還會到廠內對產品進行繁瑣的檢驗流程。在此種情況下，業務人員可能需要協助廠內的技術人員與認證單位的人員進行溝通。這是業務人員累積產品專業知識的絕佳機會，認真操練幾次，很快就會功力大增。

1-3A-3 新手上路 GPS

l   小A的公司經常有國外的客戶來訪參觀，經理全程接待，小A跟在旁邊，完全派不上用場。還有一大堆的工作，幹嘛在這裡浪費時間? 

新手最重要的工作就是要努力學習。把握見習的機會，遇到問題一定要虛心請教。做好準備，有朝一日才能夠獨當一面。

l   小B剛到一家小型的機械廠工作，負責外銷業務。國外的客戶要來看機器，整個工廠裡面只有小B一個人懂英文，老闆說直接交給小B處理。第一次面對國外客戶的小B硬著頭皮接下任務，接下來該如何準備? 工廠內的成品、半成品、原物料需要一一向客戶說明嗎? 聽不懂客戶的問題該怎麼辦呢?

新手業務的功力不足，為了避免三、兩下就被客戶問倒，最好的辦法是反守為攻，主動引導客戶。

事前當然要做足功課，瞭解客戶來訪的目的、參觀的重點、以及停留的時間。規畫參觀動線，做好適當的標示，例如「謝絕拍照」。儘量設想客戶可能提出的問題，事先演練一番。

依照客戶的需求準備的資料愈充分愈好。除了基本的產品目錄、照片、圖面、影片，最好還要準備樣品。如果沒有展示間，也可以將樣品集中在展示區，方便客戶參觀。展示區以外的部份，自然就「謝絕參觀」了。

客戶參觀工廠主要是為了瞭解產品及相關製程，因此，半成品、原物料及一般的儀器設備並不需要特別介紹。聽不懂的問題可以請客戶寫下來，有疑問的地方先記下來，查明清楚之後再回覆。

1-3A-2 談判策略解析

1-3A-2 談判策略解析

對話  1 & 2

客戶參觀工廠，當然要隱惡揚善，優點儘量呈現，缺點就略過不表。買主Mr. Smith參觀事先準備好的樣品，Mr. Chang請他對照目錄，方便解說詳細的材質、性能及規格，並適時向客戶介紹新的控制系統、國際認證等特點。

業務人員必須具備產品的專業知識，技術性問題則可以請相關人員協助。

對話  3

客戶參觀工廠時，對於工作環境、人員、設備都會留下深刻的印象。Mr. Chang的工廠設備完善，但為了降低成本，許多非關鍵的零組件仍然外包給協力廠商。Mr. Chang誠實告知客戶，但強調注重品質，有精密的測試儀器及設備，並且保留完整出貨記錄，釐清Mr. Smith對於外包品質控制的疑慮。

對話  4

Mr. Chang介紹客戶和廠長互相認識，拉近彼此的距離，有助於日後的合作。客戶詢問產能、出貨量等較為敏感，或是沒有明確答案的問題，只要提供參考的數據就可以了，不一定要具實以告。例如廠長Hank Lee告訴Mr. Smith不同機種所需的生產時間不一樣，目前廠內有20部機器，讓客戶瞭解一般的生產狀況。

對話 4

Dialogue 4 : Introducing staff / the production manager

對話  4     : 介紹廠內人員/廠長

Mr. Chang: This is our production manager Mr. Hank Lee.

Mr. Smith : Nice to meet you.

Hank        : Nice to meet you, too.

Mr. Chang: Hank is in charge of the production. There are so many things to do in the factory and he’s extremely busy. 

Hank        : I am hypercritical in the quality and I always look into the details.

Mr. Smith: What is the capacity of the factory? I mean, how many machines do you make in a month?

Hank       : It depends. Right now there are 20 machines in production. You can see them around the factory. Some machines take longer to make than others.

Mr. Chang: 這位是我們的廠長，Mr. Hank Lee.

Mr. Smith: 幸會!

Hank: 幸會!

Mr. Chang: Hank 負責生產工作。廠內有很事情要處理，他非常忙碌。 

Hank: 我對品質非常挑剔，而且十分重視細節。

Mr. Smith: 工廠的產能有多大? 一個月可以生產幾台機器?

Hank: 不一定，要看情況。目前廠內有20部機器，你可以先看一看。有些機器需要比較長的生產時間。

對話 3

Dialogue 3 : Equipments & facilities

對話 3      : 參觀工廠設備

Mr. Smith : You have so many machine tools in your factory. 

Mr. Chang: Yes, we have both conventional and computer controlled lathes, milling machines, grinders and machining centers.

Mr. Smith : Do you make everything in the factory?

Mr. Chang: No, we do machining that is critical to the quality and make key parts by ourselves. Most of thecomponents are made by our subcontractors.  

Mr. Smith: How do you control the quality?

Mr. Chang: We have precision testing and measurement instruments in our laboratory. We test parts and components made by our subcontractor to ensure the quality, and we keep complete records so we can easily follow up if anything goes wrong.

Mr. Smith: Can I see your laboratory?

Mr. Chang: Sure. Let’s go.

Mr. Smith: 你們的工廠內有很多工具機。

Mr. Chang: 是的，我們有傳統式及電腦控制的車床、銑床、磨床，以及加工中心機。

Mr. Smith:  你們所有的產品都在廠內製作完成嗎?

Mr. Chang:  不是。我們自己做關鍵的零件以及重要的加工部份。大部份的零組件都是我們的外包廠商做的。

Mr. Smith: 你們如何控制品質?

Mr. Chang: 我們的實驗室裡有精密的測試及測量儀器。外包廠商製作的零組件都要經過測試以確保品質。此外，我們保留完整的記錄，如果有任何地方發生問題，就很容易追蹤。

Mr. Smith: 我可以參觀你們的實驗室嗎?

Mr. Chang: 當然。

對話 2

Dialogue 2: Other interesting products

對話  2     : 參觀其它產品 

Mr. Smith : Are this semi finished machine CNC series?

Mr. Chang: Yes. It’s the smallest one.

Mr. Smith : What is the table size?

Mr. Chang: 500mm.

Mr. Smith : What is the maximum table size of your CNC series?

Mr. Chang: 1500mm.

Mr. Smith : Are your machines UL certified?

Mr. Chang: Yes, we are both CSA and UL certified. You can be assured that our quality and safety meet the highest international standards. We also have CE mark for machines selling to Europe.

Mr. Smith : Do you make over arm grinders?

Mr. Chang: Yes, those two machines over there are over arm. Let’s see.

Mr. Smith : 這台半成品是CNC系列的機器嗎?

Mr. Chang: 是的，這是最小的機型。

Mr. Smith : 工作台尺寸有多大?

Mr. Chang: 500mm.

Mr. Smith : CNC系列最大的工作台尺寸是多少?

Mr. Chang: 1500mm.

Mr. Smith : 你們的機器有UL認證嗎?

Mr. Chang:  是的，我們有UL 和CSA認證，確保我們的品質及安全性符合最高的國際標準。我們銷售到歐洲的機器也有CE標示。

Mr. Smith : 你們有伸臂式的磨床嗎?

Mr. Chang:  有，那邊有兩台伸臂式的磨床。我們過去看看。

UNIT 1-3 參觀工廠 1-3A-1實況會話 對話1

UNIT 1-3 參觀工廠  Visiting the Factory

1-3A-1     實況會話

Derek Chang, the sales manager of Excellent Machinery Company shows his potential buyer Mr. Leo Smith around in the factory.   

Excellent Machinery Company 的業務經理  Derek Chang 帶他的潛在客戶  Mr. Leo Smith 參觀工廠。

Dialogue 1: Seeing target products

對話  1     : 參觀目標產品

Mr. Chang: There is one machine ready for shipment tomorrow. Let’s take a look at it.

Mr. Smith : Where is it going?

Mr. Chang: Canada.

Mr. Smith : What is the model name?

Mr. Chang: This is the saddle series EM-102, and here’s the catalogue.

Mr. Smith : What is the table size?

Mr. Chang: 300mm x 600mm.

Mr. Smith: What is the straightness of table movement?

Mr. Chang: 0.02mm. We developed our new control systems and the accuracy is greatly improved.

Mr. Smith : How big is the spindle motor?

Mr. Chang: 2HP, with a safety device to avoid any start by accident.

Mr. Chang: 有一台機器準備明天出貨。我們去看一下。

Mr. Smith : 要出貨到什麼地方?

Mr. Chang: 加拿大。

Mr. Smith :  型號是什麼?

Mr. Chang: 這一台是 EM-102。請看目錄。

Mr. Smith :  工作台的尺寸有多大?
Mr. Chang: 300mm x 600mm。

Mr. Smith : 工作台行程的直線誤差是多少?

Mr. Chang: 0.02mm. 我們開發新的控制系統，準確度大幅提高。

Mr. Smith : 砂輪軸馬達有多大?

Mr. Chang: 2HP, 加裝安全裝置，避免誤觸而意外啟動。