前言

幾年前我在台中東海大學開設推廣教育課程「國貿英文口語書信班」,學員大多是貿易公司的新進員工,或是出口工廠準備接手外銷業務的第二代。每個星期日全天的課程,學員幾乎都不缺席,因為他們需要在最短的時間內,熟悉完整的貿易流程,並且能夠立即上手。

過去二十年來我替中部許多家機械工廠處理外銷業務接待國外來訪的客戶我的黑手老闆們個個胼手胝足努力打拚很多人從小型的家庭式工廠發展成業界知名的國際大廠

在我多年的職場生涯中沒有太多爾虞我詐廠商及國外客戶維持友善而且良好的合作關係職場中真正使用的英語會話成為本書的主軸,結合商業文書加上多位資深貿易工作者的實戰經驗,希望以活潑有趣的方式引導貿易新手輕鬆入門。

本書最大的特色是以中文呈現的「實戰TIPS」。這些都是多年的嘗試與摸索所累積的實務經驗,學校裡老師不會教,市面上「貿易英文」相關書籍也看不到。目前大學院校的畢業生,大多已經具備相當的英語能力。商用英文的部份(包括會話及書信),只要提供基本的範例,就足以應付實際的工作。

然而從新手上路的茫然無措,商務談判的應對,到處理突發狀況,例如不斷有人受害的國際詐騙集團,事先多一分瞭解和準備,才能減少損失,增加成功的機會。從東海大學推廣班的學生身上,我可以看到這些才是大家最迫切需要的。

本書另外一個特色是所有的對話都是職場上真正的「實況會話」。幫我審訂英文的美籍友人給我的評語是「Very realistic and interesting business dialogues.」整個貿易流程像一個劇本,從故事中可以看到買方和賣方的互動情形,他們的用心和努力,以及貿易工作中輕鬆愉快的一面。

2015年3月16日 星期一

1-4B-7 實用書信範例

確認訂單

寄件人:
Derek Chang < excellent@com.tw >    加入通訊錄   檢舉垃圾信
收信人:
Leo Smith < leo@smith.com >
日期:
主旨:
FW: Prices for surface grinders
附檔:
*            Pro/inv. EM-20131030

Dear Mr. Smith,

Thank you very much for your order.

Enclosed please find Proforma Invoice No. EM-20131030 for one each of the saddle series EM-101 and EM-102, which will be shipped around December 15.

Looking forward to your L/C very soon.

Best regards,

Derek Chang
Sales Manger

Excellent Machinery Company
168 Fortune Road, Shenkang, Taichung, Taiwan
Tel. 886-4-234-5678 
Fax. 886-4-234-5679
E-mail. excellent@ excellentmac.com
Website. http://www.excellentmac.com



Mr. Smith您好,

非常感謝您的訂單

鞍座移動系列 EM-101EM-102各一台的預估發票號碼 EM-20131030如附件,請查收。出貨日預定為1215日。

期待早日收到您的信用狀

業務經理Derek Chang敬上

Excellent Machinery Company
地址
電話
傳真
電子郵件
網站


Sincerely yours用於開發信及初次連絡的陌生客戶,一般的信件都可以用Best regards, 或是Regards





1-4B-6 立即上手實用例句

You already have our best prices and discount terms.
我們已經給您經銷商最好的價格及折扣條件

Our profit margins are very low and we cannot afford any further discount. 
我們的利潤很微薄,無法再提供任何折扣。

We will arrange the production for you upon the receipt of your down payment.
我們收到您的訂金就會立即安排上線生產。

It’s our honor to work with your esteemed company.
我們非常榮幸和貴公司合作。

Payment before the shipment is our company policy.
出貨前付款是我們的公司政策。

We can discuss the agency if you have a stable yearly demand.
若您達到穩定的年度需求量,我們可以討論代理事宜。

I look forward to promoting our products through your powerful channel. 
我非常期待能夠透過您強大的銷售管道推廣我們的產品。

We will do everything we can to provide assistance.
我們會盡力提供協助。

I will give you one spare wheel at no extra charge for your first order.
您的第一次訂單我會免費多給您(一個備用砂輪)。

You can order grinding wheels and parts for replacement if necessary.
將來如果有需要更換砂輪及其它零件,您也可以向我們洽購。

1-4B-5 單字補充包

procurement 採購
We have a special process for the procurement of materials.
我們有特殊的物料採購流程。

competition 競爭
Competition among dealers has been too fierce in some regions.
在某些地區經銷商之間的競爭已經太激烈。

profit margins 利潤率
The company is struggling hard to maintain relatively small profit margins.
該公司勉強維持微小的利潤率。

order confirmation 訂單確認
We'll send our order confirmation by e-mail today. 
今天我們會用e-mail寄出訂單確認。

upon the receipt of 一 收到
Upon the receipt of your payment, we'll ship the parts by air. 
一收到您的貨款,我們將立即空運零件。

bank fees 銀行費用
Considerable bank fees may undermine the revenue of this transaction. 
可觀的銀行費用可能減少此次交易的獲利。

mutual trust 互信
We hope this meeting will build mutual trust between the parties.
我們希望此次的會議能建立雙方之間的互信

reputation 信譽
We have an excellent reputation for our good quality and service.

我們的品質及服務良好,信譽卓著。

company policy 公司政策
It's not our company policy to give credit without previous arrangement.
未經事先同意提供信用貸款並非公司政策。

no exception 沒有例外
Auto sales are slowing worldwide. China is no exception.
全球的汽車銷售正在減緩。中國也不例外。







1-4B-4 狀況排除 Q&A

l   國外買主詢價時要求收到貨品30天之後才T/T付款,這種條件對出口商毫無保障,可以接受嗎?

因為開信用狀必須支付較高的銀行費用,很多買主會要求T/T付款,也就是直接電匯現金。在沒有信用狀的情況下,一般外銷最常用的付款方式是,在確認訂單時先支付30% 訂金,出貨之前再付清70%餘額。

如果買主要求先出貨後付款,賣方必須慎重考量自身承擔風險的能力,再決定是否接受。

l   匯率像自由落體一樣不斷地失速下滑,國外的客戶報價給使用者之後確認訂單,短短兩個月,價格幾乎已經不敷成本。這樣還能夠接單嗎?

在報價的有效期限內,為了維持商譽,廠商通常都會儘量接單。如果實在無力負擔,也只好請客戶降低利潤,分攤匯率損失,共體時艱

l   協力廠商海哥介紹一位國外的新客戶,彼此相談甚歡。海哥說大家都是老朋友,一定要賣他的面子。小A給客戶非常優惠的價格,客戶很滿意,決定下訂單之後,海哥卻要求5%的佣金。小A 給客戶的報價已經是底線,無法再支付5%的佣金,該怎麼辦?


A已經報價給國外的客戶,無法再作調整。小A在報價之前沒有考慮協力廠商的佣金,這是很大的疏失。折衷的作法是請協力廠商降低佣金,若確實無力支付,只好據實以告,等將來有機會再設法彌補。

1-4B-3 貿易職場 KNOW-HOW

樣品訂單

樣品和訂單之間的距離,有時只差一步,有時卻十分遙遠。無論如何,寄出樣品之後一定要持續追蹤,儘量爭取成交的機會。

估算客戶已經收到樣品,如有需要,再加上37天測試的時間,就應該寄出追蹤信,詢問客戶是否收到樣品,意見如何?

如果客戶沒有回應,3 – 7天之後再度追蹤,詢問產品是否符合客戶的需求? 是否有任何地方需要變更或改進? 再根據客戶的回覆作進一步的討論。

如果一直沒有收到回音,可能客戶太忙了。此時除了表示關心之外,也可以和客戶事先約定時間,再打電話或是利用skype等網路視訊,詢問客戶的意見。此外,在客戶的手機或skype留言,也是方便有效的方式。

追蹤樣品時先用e-mail或留言等書面方式,給客戶處理的時間。除非必要,否則不要直接打電話,以免太過突兀。


追蹤45次之後,如果客戶沒有意願下單,就可以暫時歸檔,等到有任何新的產品或展覽等訊息再繼續連絡。

1-4B-2 談判策略解析

對話  1 & 2

買主Ms. Lee在訂單確定之前再度要求最後的折扣,爭取對自己更有利的付款條件。賣方Mr. Chang拒絕時的語氣十分委婉,態度卻非常堅定,並沒有因為客戶的強烈要求而有所讓步。因為買主Ms. Lee急著下單賣方Mr. Chang也就好整以暇。在買賣雙方的價格攻防戰中,正確地判斷情勢是接單成敗的重要關鍵。

對話 3 & 4

買主Ms. Lee的公司初次下訂單就要求代理權,而賣方Mr. Chang的工廠在當地已經有數家經銷商,當然不可能接受。 Mr. Chang並沒有直接拒絕客戶的要求,而是委婉地請客戶先試賣機器,等到採購到達一定的數量,再考慮代理。由於現在還言之過早,Mr. Chang適時轉移話題。

Ms. Lee接受Mr. Chang既有的價格及條件,Mr. Chang也釋出善意,免費提供一個備用零件,作為第一次訂單的優惠,同時告知客戶訂購零件的方式。

所有訂單內容及條件都確定之後,賣方必須主動開立預估發票給買方確認,這是貿易的基本程序


最後Ms. Lee要求提早出貨,但並未堅持,Derek Chang只是禮貌性地回應。

對話 4

Dialogue 4: Making a deal
對話  4     : 成交

Dialogue 4: Making a deal

Ms. Lee: What are the standard accessories?
Mr. Chang: Themachine will come with all standard accessories shown on the catalogue. You can find them on our website, too.

Ms. Lee: You only have one grinding wheel. I need one spare wheel.
Mr. Chang: OK. I will give you one spare wheel at no extra charge for your first order. You can order grinding wheels and parts for replacement if necessary. You have the prices from our previous offer.

Ms. Lee: What about the warranty? One year?
Mr. Chang: Yes, we have a standard one-year warranty for our machines.
Ms. Lee: I need CIF prices. Can you ship to Port Klang?
Mr. Chang: Yes, I will send you the Proforma Invoice to confirm everything.
Ms. Lee: Can you ship earlier than 45 days?
Mr. Chang:  We’ll try our best.

Ms. Lee:  有什麼標準附件?
Mr. Chang: 機器出貨時會附目錄上面所有的標準附件。我們的網站上面也可以看得到。

Ms. Lee: 你只有一個砂輪。我還要多一個備用。
Mr. Chang: 好,您的第一次訂單我會免費多給您一個備用砂輪。將來如果有需要更換砂輪及其它零件,您也可以向我們洽購。我們先前已經都給您報價。

Ms. Lee: 保證期限呢? 還是一年嗎?
Mr. Chang: 是的,我們的機器有一年的標準保證期限。
Ms. Lee: 我需要CIF的價格。你可以出貨到巴生港嗎?
Mr. Chang: 可以。我會寄預估發票確認所有的細節。
Ms. Lee: 你可以比 45天更早出貨嗎?

Mr. Chang:  我們會儘快出貨。
Dialogue: Asking for Agency
對話  3  : 要求代理

Ms. Lee: I want to buy 1 set of Saddle Series EM-101, but I have to be your agent in Malaysia before I can promote your machines.   
Mr. Chang: We have several distributors in Malaysia at the moment. Please try our machines first and see how the market responds. We can discuss the agency if you have a stable yearly demand.

Ms. Lee: We’ll do advertisements and go to machinery shows. There will be a huge demand.
Mr. Chang: I look forward to promoting our machines through your powerful channel. We will do everything we can to provide assistance. Let’s have a good start with the first machine. Do you need any optional accessories?

Ms. Lee: 我要買一台鞍座移動系列 EM-101; 但是我必須先成為你在馬來西亞的代理,才能開始推廣你的機器。
Mr. Chang: 目前我們在馬來西亞有幾位經銷商。請您先嘗試銷售我們的機器,看看市場的反應。等您達到穩定的年度需求量,我們再討論代理事宜。

Ms. Lee: 我們會做廣告並且參加機械展,需求量很大。

Mr. Chang: 我非常期待能夠透過您強大的銷售管道推廣我們的機器。我們會盡力提供協助。現在我們先處理好第一台機器。您需要任何特殊附件嗎?

對話 2

Dialogue 2: Payment Term
對話            2: 付款條件

Ms. Lee: We will not open the L/C because the bank fees are very high. We will pay you by cash 30 days after we receive the machine.
Mr. Chang: I am sorry. Payment has to be made by T/T before the shipment. 

Ms. Lee: We buy a lot of machines in Taiwan. All our suppliers accept our payment terms. We pay most of them 60 days after we receive the machines. I pay you in 30 days because we are doing business with you for the first time. We need to build mutual trust in the beginning. Later you will know we are highly reliable. We have a good reputation in Malaysia. You can fly to Kuala Lumpur to see our warehouse. We have a very big warehouse with hundreds of machines in stock.  
Mr. Chang: It’s our honor to work with your esteemed company. Again, I am sorry, payment before the shipment is our company policy. There are no exceptions since we started our business. 

Ms. Lee: 我們不開信用狀,因為銀行費用太高。收到機器之後30天我們會付現金給你。
Mr. Chang: 很抱歉,出貨之前必須付清貨款。

Ms. Lee: 我們買很多台灣的機器。我們的供應商都接受我們的條件。大部份都是收到機器之後60天付款。我們是第一次和你做生意,需要培養彼此的信任度,所以30天就付款給你。以後你就會知道我們非常可靠。我們在馬來西亞有很好的信譽。你可以飛到吉隆坡來看看我們的倉庫。我們的倉庫很大,裡面有好幾百機器的庫存。

Mr. Chang: 我們非常榮幸和貴公司合作。我必須再次向您致歉;出貨前付款是我們的公司政策,自從成立至今一直如此,從來都沒有例外。

1-4B-1 實況會話 / 對話1

Ms. Connie Lee, the procurement manager of Goodwill Machinery (M) SDN. BHD. , Malaysia, is talking to Derek Chang about the new order.

Ms. Connie Lee, 是馬來西亞Goodwill Machinery (M) SDN. BHD.公司的採購經理。她正在和Derek Chang談新訂單

Dialogue 1: Confirming Prices
對話1      : 確認價格 

Ms. Lee   : I want to buy your machines but your prices are too high. Can you give me a better price? I will buy a lot of machines from you.
Mr. Chang: You already have our best prices and discount terms for distributors.
Ms. Lee    : 15% percent is not enough. There is too much competition in Malaysia. Can you give me 20% discount?
Mr. Chang: I am afraid not. Our profit margins are very low and we cannot afford any further discount. I have tried my best. Sorry.
Ms. Lee    : How long is your delivery?
Mr. Chang: 45 days after order confirmation. We will arrange the production for you upon the receipt of your down payment.

Ms. Lee    : 我要買你的機器,但是你們的價格太高了。你可以給我更好的價格嗎?我要跟你買很多機器。
Mr. Chang: 我們已經給您經銷商最好的價格及折扣條件
Ms. Lee    : 15% 折扣還不夠。馬來西亞的市場很競爭。你可以給我20%的折扣嗎?
Mr. Chang:  我們的利潤很微薄,無法再提供任何折扣。很抱歉,我已經盡了最大的努力。
Ms. Lee    : 你們的交貨期是多久?
Mr. Chang: 確認訂單之後45天。我們收到您的訂金就會立即安排上線生產。