前言

幾年前我在台中東海大學開設推廣教育課程「國貿英文口語書信班」,學員大多是貿易公司的新進員工,或是出口工廠準備接手外銷業務的第二代。每個星期日全天的課程,學員幾乎都不缺席,因為他們需要在最短的時間內,熟悉完整的貿易流程,並且能夠立即上手。

過去二十年來我替中部許多家機械工廠處理外銷業務接待國外來訪的客戶我的黑手老闆們個個胼手胝足努力打拚很多人從小型的家庭式工廠發展成業界知名的國際大廠

在我多年的職場生涯中沒有太多爾虞我詐廠商及國外客戶維持友善而且良好的合作關係職場中真正使用的英語會話成為本書的主軸,結合商業文書加上多位資深貿易工作者的實戰經驗,希望以活潑有趣的方式引導貿易新手輕鬆入門。

本書最大的特色是以中文呈現的「實戰TIPS」。這些都是多年的嘗試與摸索所累積的實務經驗,學校裡老師不會教,市面上「貿易英文」相關書籍也看不到。目前大學院校的畢業生,大多已經具備相當的英語能力。商用英文的部份(包括會話及書信),只要提供基本的範例,就足以應付實際的工作。

然而從新手上路的茫然無措,商務談判的應對,到處理突發狀況,例如不斷有人受害的國際詐騙集團,事先多一分瞭解和準備,才能減少損失,增加成功的機會。從東海大學推廣班的學生身上,我可以看到這些才是大家最迫切需要的。

本書另外一個特色是所有的對話都是職場上真正的「實況會話」。幫我審訂英文的美籍友人給我的評語是「Very realistic and interesting business dialogues.」整個貿易流程像一個劇本,從故事中可以看到買方和賣方的互動情形,他們的用心和努力,以及貿易工作中輕鬆愉快的一面。

2015年6月1日 星期一

3-3B-7 實用書信範例

3-3B-7實用書信範例: 回覆索賠
寄件人:
Derek Chang < excellent@com.tw >    加入通訊錄   檢舉垃圾信
收信人:
日期:
主旨:
Thank you for visiting us at Taipei International Machine Tool Show
附檔:
*            Quotation
Dear Mr. Bernard,

Thank you very much for your calling and we are terribly sorry for the missing wheels.

As I explained, our shipping personnel forgot the spare wheel and they shipped the machines with one standard grinding wheel as usual.

Enclosed please find a credit note for the missing wheels, which will be put in the container leaving in the end of February.

We will pay more attention and such a mistake will never happen in the future.

Sorry again for any inconvenience caused.

Sincerely yours,

Derek Chang / Sales Manger 

Excellent Machinery Company
168 Fortune Road, Shenkang, Taichung, Taiwan
Tel. 886-4-234-5678 
Fax. 886-4-234-5679
E-mail. excellent@ excellentmac.com
Website. http://www.excellentmac.com
Bernard先生您好,

非常感謝您的來電,對於砂輪短少我們感到非常抱歉

我們的出貨人員忘記備用砂輪,機器出貨時他們依照標準的方式附一個砂輪。

隨信附上折讓單。這些短少的砂輪會放在二月底出貨的貨櫃內。

我們會更加注意,將來不會再發生此種錯誤。

造成您的不便我們再次向您致歉。

業務經理Derek Chang敬上


索賠的原因及處理方式必須詳實記錄,並且用書面的方式向客戶清楚說明。



3-3B-6 立即上手實用例句

The warranty does not cover damage caused by accident, abuse, or misuse by the user.
機器保證不包括因意外事故或使用不當所造成的損害。

But can you have them follow the operating instructions?
你可以讓他們遵守使用說明書的規定。

It is out of the warranty period. 
已經超出保證期限。

Will you contact your local dealer and see how they can help you?

你可否連絡當地的經銷商,看看他們要如何處理?

3-3B-5 單字補充包

refund
The customer returned the product and asked for a full refund.
客戶退回產品,並要求全額退款。

3-3B-3貿易職場 KNOW-HOW

顧客永遠是對的? 
處理索賠考驗買賣雙方的談判功力首先必須釐清責任賣方有義務履行訂單的要求,因此產品寄送錯誤、損壞、故障或數量短少時,所產生的一切費用都由賣方自行吸收。

如果是因為買方清點不確實,以致貨品遺失而發生短少時,賣方應該要提出詳實的出貨記錄,最好附裝箱或是裝櫃的照片,舉證向客戶說明賣方並無疏失以維護信譽。雖然在大多數的情況下賣方還是會依照買方的要求補足數量,買方也會檢討並且改進收貨過程的疏失。

使用不當而造成損壞時,很容易因為雙方的認知不同而產生爭議。如果使用說明書內有清楚的指示,或是產品上面貼有明確的警語及標示,就不能把錯誤全部歸責賣方。讓買方瞭解自己的責任,才能避免再發生同樣的錯誤。

可承受損失

處理索賠時最重要的是維持買賣雙方的合作關係同時要儘量降低損失不論是更換新品提供零件或是賠償金錢賣方都要儘量爭取出貨的利潤可承受的賠償方式也就是說貨款在扣除賠償的金額之後還有適當的獲利


3-3-2 談判策略解析

對話1 
產品不堪過度使用,超出負荷而發生故障,卻要求索賠。遇到這種不講理的使用者,Mr. Chang和經銷商的立場是一致的。為了避免退貨退款,只好儘量處理。Mr. Chang還是不忘提醒經銷商,客戶必須遵守使用說明,才不會一再發生故障。

對話 2

直接向製造商購買產品的使用者需要替換零件,由於空運費太高,Mr. Chang建議使用者直接向當地的經銷商購買,同時也表示會儘量提供協助。

對話3

發現運送公司裝載不當造成貨品損壞時,必須立刻舉證,向關係人提出損賠。Mr. Chang瞭解情形之後立即寄出客戶所需的維修零件。

對話 4


產品因為明顯使用不當所造成的損害,即使仍然在保證期限內,也無法索賠。 Mr. Chang說明原因,請客戶購買維修零件。

對話 4

Dialogue 4: Damages by Improper Operations
對話  4:不當操作造成損壞

Client F: I need a new control panel for replacement, free of charge. The machine is still under warranty.
Mr. Chang: I saw the pictures in your e-mail. The control panel appears damaged by heavy blows. What happened?
Client F: The operator dropped steel workpieces on the panel by accident.
Mr. Chang: The warranty does not cover damage caused by accident, abuse, or misuse by the user. You need to buy a replacement panel.
Client F: How much is it?
Mr. Chang: 900 US dollars, freight excluded. We have stock available.
Client F: OK. I will let you know how to ship it.

客戶F: 我需要更換新的控制面板,免費機器還在保證期限內。
Mr. Chang: 我看到你用e-mail寄的照片。控制面板似乎是受到大力的撞擊而損壞。發生了什麼事?
客戶F: 操作人員不小心把鋼製的工件掉到面板上面。
Mr. Chang: 機器保證不包括意外事故或使用不當所造成的損害。你需要購買替換的面板。
客戶F:多少錢?
Mr. Chang: 900美元,不包括運費。我們有現貨供應。
客戶F: 好吧我再告訴你如何出貨。

對話 3

Dialogue 3: Shipping Damage
對話3:運送過程損壞

Client G: We opened the box and found that two of the three hand wheels were broken. Did you see the pictures in our e-mail?
Mr. Chang: Yes, you need to file a freight claim. Did you contact the freight company?
Client G: Yes. They said the machine fell off and got damaged when they were loading the truck. It’s an accident. 
Mr. Chang: How will they compensate you for the loss?
Client G: I will send them the repair invoice. We need to fix the broken hand wheels. Can you send me two hand wheels by courier service?
Mr. Chang: Sure, I will do it today.

客戶  G: 我們打開箱子,發現其中兩個手輪斷了。你有沒有看到我們的電子郵件中的照片?
Mr. Chang: 你需要提出貨物索賠。你有沒有通知運送公司?
客戶G: 有。他們說裝載卡車時,機器摔下來發生損壞。這是意外。
Mr. Chang: 他們要如何賠償你的損失?
客戶: 我會把維修的發票寄給他們。我們需要修理斷裂的手輪。你可以用快遞寄兩個手輪給我嗎?
Mr. Chang: 當然我今天就會處理。


對話 2

Dialogue 2: A Product Defect / End User
對話  2產品缺陷 / 使用者

Client F: The Electro Magnetic Chuck didn’t work. I need a new one for replacement. I bought the surface grinder directly from you.
Mr. Chang: I’m sorry. According to our records, the machine was sold two years ago. It is out of the warranty period. 
Client F: Can you fix it?
Mr. Chang: Yes, but it is heavy and the air freight is expensive. Would you please contact your local dealer and see how they can help you?
Client F: OK. Can I find the contact information on your website?
Mr. Chang: Yes. Please let us know if there is anything we can do for you.

客戶F: 電磁夾盤不能用。我需要更換新品。我直接向你購買平面磨床。
Mr. Chang: 很抱歉根據我們的記錄,機器是兩年前售出,已經超出保證期限。
客戶F: 你們可以修理嗎?
Mr. Chang: 可以但是很重空運費很貴。可否請您連絡當地的經銷商,看看他們要如何處理?
客戶F:  好。我可以在你們的網站找到連絡方式嗎?

Mr. Chang: 可以。如果有任何我們可以協助的地方請讓我們知道

3-3B-1 實況會話 / 對話1

Online conversations between Sales Manager Derek Chang of Excellent Machinery Company, Taiwan and his clients (dealers & users) who are making claims. 
Dialogue 1: A Product Defect / Dealer
對話1: 產品故障 / 經銷商

Client E: The computer shut down during the operation. This keeps happening even after we replaced the control system with a new computer. The user insisted on returning the machine to us and getting a refund. That can really drive me crazy!
Mr. Chang: Is the machine in normal operation?
Client E: I don’t think so. The machine keeps running day and night, more than 10 hours a day.
Mr. Chang: The system broke down under excessive loads.
Client E: I told them, but they said they had no problem with other machines.
Mr. Chang: What do you plan to do?
Client E: I need a new control unit. I will have to replace the whole system, free of charge.
Mr. Chang: All right. But can you have them follow the operating instructions?

客戶  E:電腦在操作過程中關閉。即使我們的控制系統換了新的電腦之後,這種情形還是一直發生。使用者堅持把機器退給我們,而且要求退款。我快要瘋掉了!
Mr. Chang: 機器是正常使用嗎?
客戶  E: 我不這麼認為。機器夜以繼日持續運轉,每天超過10個小時。
Mr. Chang: 系統負荷過大才發生故障。
客戶  E: 我告訴他們但是他們說其它的機器都沒有問題。
Mr. Chang: 你打算怎麼辦?
客戶  E: 我需要一個新的控制單元。我必須免費更換整個系統。

Mr. Chang: 好吧。但是你可以讓他們遵守使用說明書的規定嗎?

3-3A-7 立即上手實用例句

Can we send the replacement parts with the next shipment?
替換零件可以在我們下次出貨時一起寄嗎?

Can you send me a credit note for the missing wheels?
這些短少的砂輪你可以開折讓單給我嗎?

And I‘ll send you the Repair Invoice for the rusted tables.
這些生銹的工作台修好之後我會把發票寄給你。

I will send you a new control unit for replacement.
我會寄一台新的控制單元給您替換。

Please return the defect computer to us by air, freight collect.
請把有問題的電腦用空運寄回來給我們,運費到付。

I will send you 2 pcs of replacment wheels by courier service today.
今天我會用快遞寄2替換的砂輪給您。

They will reach you in 2 or 3 days.
23天就會寄達。

It's still under warranty.
還在保固期限內。

3-3A-6 單字補充包

索賠  claim
The buyer made a claim for product defects.
買方對於產品缺失提出索賠。

3-3A-5貿易潛規則

相信客戶 
索賠的情況發生時,買方和賣方一樣都會蒙受損失。不論客戶為了產品的品質、數量的問題,或是其它任何原因索賠,都要選擇相信客戶。索賠的目的是為了順利銷售產品,並且維持市場上的信譽。賣方與買方、出口廠商與國外進口商是攜手合作的夥伴,沒有人會沒事找事故意索賠問題既然發生,就要共同面對,妥善處理,把損失降到最低。

雖然不能任客戶予取予求但是在大多數的情況下,在可承受的合理範圍之內,賣方都會儘量依照買方的要求補足數量、維修或是更換新品。

從下次訂單扣款

如果買賣雙方協商的結果決定賠錢了事賣方通常不會直接付錢而是由下次的貨款一次或是分次扣除索賠的金額同樣的免費提供的替換零件或是更換新品也會等到下次的新訂單再一起出貨以節省運費當然如果客戶庫存不足或是急需維修零件就必須立刻出貨有時甚至必須空運

出貨買保險?

出貨時購買的保險是指海運保險,海上發生事故需要理賠的情形非常少。一般內陸運輸所造成的損壞,除非能夠清楚舉證,否則買方通常都會直接通知賣方賠償。




3-3A-4 貿易流程 ABC

為什麼會發生索賠?

產品在運送過程中發生損壞品質不符合訂單的要求,或是數量短少時客戶都會要求索賠。

如果客戶收到貨品拆開包裝之後發現產品在運送的過程中受損通常都會主動拍照並且告知損壞的情形廠商研判損壞的範圍及處理方式之後進行維修或是更換新品

產品達不到訂單要求的品質或功能,就會被認定品質不良而造成索賠。很多廠商都會對產品提供保固。在保固期限內,如果產品在正常使用的情況下發生故障,廠商會免費維修或是更換新品。若已經超出保固期限,則酌收零件費用及運費。

很多故障的情形是因為使用不當所造成但客戶通常不瞭解或是不願意承認自己的錯誤,因此仍然會要求廠商負責為了儘量減少使用不當造成損壞除了隨貨附上的說明書之外廠商也會在產品的表面張貼警告標示提醒使用者


廠商在出貨時要嚴格控管並且詳實記錄客戶發現貨品的數量短少時就可以方便追蹤並且補救出貨短裝當然是廠商的責任一定要儘速補寄零件或是分散的小型貨品出貨時一定要清楚記錄箱號並且通知客戶方便收貨人員清點數量避免因為遺失而造成短少

3-3A-3 新手上路 GPS

l   國外客戶收到貨櫃清點內容之後,通知小A其中有一項零件短少。出貨時小A還親自到現場確認之後才裝櫃,怎麼可能會欠東西?

要相信客戶數量短少的原因除了工廠在出貨時短裝之外有時還會因為客戶收貨人員的疏失例如清點不確實或是隨意放置而遺失客戶沒有收到訂單上面應有的品項或數量就會直接通知廠商補寄而廠商也只能選擇相信客戶畢竟多餘的零件對客戶毫無作用反而增加麻煩

l   B收到國外的客戶要求索賠,因為新買的機器使用不久之後,零件就損壞了。由於產品還在保固期限,客戶要求免費換修零件。小B一看照片就知道是客戶的問題。使用說明書到底有沒有在看?


客戶永遠是對的在絕大多數的情況下即使是因為使用不當而造成損壞廠商向客戶說明之後還是會儘量維修或更換零件如果損失的金額太大超出廠商可承受的範圍也會和客戶協商分攤,不會置之不理