1-4A-8 商業文書入門

預估發票

1-4A-8 商業文書入門: 預估發票

(公司信頭)

PROFORMA INVOICCE預估發票

No. 20131030號碼 (日期流水號)

				日期 Date. October 30, 2013
Messrs  客戶名稱		Leo Smith & Sons., Ltd., U.S.A
Address 地址		1001 Prosperous St, Chicago, IL 60601, U.S.A.
Attn 連絡人		Mr. Leo Smith
Term 出貨條件		FOB TAIWAN
Delivery 交貨期限		Within 45 days after the receipt of L/C
Payment 付款條件		By irrevocable L/C at sight in our favor
Packing 包裝方式		Standard export packing
Remarks 備註
Model No.  機型	Description 品名		Q’ty 數量		Unit Price 單價	Total Amount 金額
EM-101	Saddle Surface Grinder w/ Electro Magnetic Chuck & Cooling System		1 unit		US$ 6,825	US$ 6,825
EM-102	Saddle Surface Grinder w/ Electro Magnetic Chuck & Cooling System		1 unit		US$ 7,675	US$ 7,675
總金額 TOTAL:						US$ 14,500

Sincerely yours,

Excellent Machinery Company

Derek Chang

Sales Manger

預估發票Proforma Invoice又稱形式發票，用來確認訂單、申請信用狀及匯款。出貨時由報關行另製商業發票Commercial Invoice。

1-4A-7 立即上手實用例句

There is an extra charge US$200 for the cooling system.

冷卻系統另外加價US$200。

Do you have the operation manual for these two machines?

你有這兩台機器的操作手冊嗎?

We will put 200 catalogues with the shipment.

我們會在出貨時放 200份目錄。

We will keep our parts available at least for 10 years.

至少在10年內我們都可以提供零件。

We will offer you the prices and then you can place the parts order with us. 

我們會報價給您訂購零件。

I’ll open the L/C as soon as I am back to the office.

我一回到公司就會立即開信用狀。

Q. When are you going to ship these two machines?

A. We will ship within 45 days upon the receipt of your L/C.

Q. 這兩台機器你何時可以出貨?

A. 我們會在收到信用狀之後 45 天內出貨。

If I receive your L/C by the end of October, I can ship around December 15.

如果我在10月底之前收到您的信用狀，大約可以在12月15日出貨。

I have a container leaving on December 10. Can you put these two machines in the same container?

我在12月10日要出一個貨櫃。這兩台機器可以一起裝櫃嗎?

Do you have a shipping agent in Taiwan?

你在台灣有船務代理嗎?

1-4A-6 單字補充包

be about to 即將

The machine company is about to launch a new model in the market.

這家機器公司即將在市場上推出一個新的機型。

extra charge 額外費用

There is an extra charge for optional accessories.

安裝及測試加收額外的收費。

version 版本

This is the amended version of our English operation manual.

這是我們的英文操作手冊的修訂版本。

Bill of Lading 提單

The bill of lading should be marked as "freight prepaid."

提單上應註明「運費預付。」

within 在…之內

The test is completed within the deadline.    

該測試是在限期內完成。

shipping agent 船務代理

Our shipping agent In Taiwan provides good services.

我們在台灣的船務代理提供良好的服務。

revise 修改

The buyer was satisfied with the revised prices.

買主對於修訂後的價格感到滿意。

approve 肯定; 同意

Our quality is highly approved by our customers.

我們的品質受到客戶的高度肯定。

discontinued 停產

Several products were discontinued because they were not profitable.

有幾項產品因為無法獲利而停產。

out of stock 缺貨

Do you accept substitutes if the goods are out of stock?

如果缺貨，你可否接受替代品?

1-4A-5 貿易潛規則

下單 = 議價

即使報價單的上面都有清楚的價格、折扣、付款條件等，大多數的客戶在決定下單之前，還是會和賣方討價還價，爭取對自己最有利的價格及條件。賣方為了儘速成交，大多會些微讓步；即使已經到了底線，也會提供象徵性的優惠，讓客戶滿意下單。當然也有賣方堅持既有的價格及條件，對所有的客戶一視同仁。

付款 = 訂單正式成立

即使買方已經有正式的訂單，甚至和賣方簽訂銷售合約，原則上還是要等到買方開出信用狀或是匯出訂金，訂單才算正式成立。此時賣方才會開始備料、安排生產及出貨。

客製或規格特殊的產品，必須先收到訂金或信用狀之後才會備料生產，如此對賣方才有保障。另一方面，標準的規格品通常都會作成品或原料的庫存，以便客戶下單時儘速出貨。

降低價格 = 微調產品

當價格競爭激烈時，為了降低成本，在不影響功能的前提下，製造廠商可能會略微改變產品的材質、規格或零配件。雖然說一分錢一分貨，事前最好先徵求客戶的同意，並且確認樣品。

樣品  V.S. 出貨

買主在下單之前，可能會索取或購買樣品以確認品質。有些廠商為了爭取訂單，提供品質比較好的產品作為樣品，這種做法是不恰當的。無論如何，樣品的品質都應該和出貨的產品一致，以免日後造成爭議。

1-4A-4 貿易流程 ABC

買賣雙方敲定訂單的內容之後，買方會下訂單給賣方。賣方根據訂單的內容開立預估發票（Proforma Invoice），寄給賣方簽回之後，賣方到往來的銀行申請開立信用狀或是匯出訂金，到此訂單才算正式成立。

比較具規模的公司會要求簽訂正式的銷售合約，清楚地規定買賣雙方的權利及義務，甚至還有違約的罰則。

大部份的公司都有固定格式的訂購單，所有的出貨文件都必須註明訂單號碼，方便追蹤及記錄。

並非所有的交易都有正式的訂單或銷售合約。買方只要確認購買的產品及數量，賣方就可以開立預估發票，確認訂單內容、交易條件、交貨期、付款條件等。買方簽回，並且到銀行申請開立信用狀，或是直接匯出訂金，訂單同樣可以成立。

1-4A-3 新手上路 GPS

l   業務新手小A每天都要整理很多新、舊客戶的資料。她努力地寄開發信，積極追蹤客戶，卻很難看到成果。許多客戶在幾次詢價之後就不了了之，更不用談下訂單。忙了半天都是在做白功，小A覺得好挫折!

業務工作原本就充滿挑戰與挫折。寄開發信以及追蹤客戶只是基本功，還要加上廣告、展覽、拜訪客戶等各種努力。此外，產品本身的條件以及市場的變化也會影響訂單，最後還需要時間和運氣。很多客戶都是在經營多年之後才成交，因此，除了努力不懈之外，也需要耐心等待開花結果。

l   小B的公司生產DIY工具，很多客戶都會索取樣品。單價雖然不高，數量太多費用也很驚人。如果再加上國外的空運費，就更吃不消了。要不要收樣品費?

樣品要收費，這是基本原則，可以過濾並且找出真正需要樣品的客戶，避免索取樣品過於浮濫。即使單價不高，免費提供的樣品，運費也要到付，由客戶負擔。當然，客戶可以指定空運公司。

至於單價非常低的產品，例如文具用品，需要大量寄送樣品打廣告，通常都會編列預算，作為行銷的費用。

1-4A-1談判策略解析

1-4A-1談判策略解析

買賣雙方在洽談訂單時，對於產品的細節以及相關或是特殊的要求，一定會再作最後的確認。

對話  1 & 對話  2

買主Mr. Smith先確認訂單的內容，增加特殊附件，並且確定機器符合美國UL品質合格認證。Mr. Smith索取機器的操作手冊及影片，以便讓維修人員事先瞭解機器的操作及保養細節，並且安排人員到工廠接受培訓。

雖然廠商的網頁大多可以看到詳細的產品資料，很多客戶還是習慣使用紙本的目錄，賣方也會配合提供。如果數量很多，通常都會在出貨時連同貨品一起裝箱寄給客戶。

對話  3 & 對話  4

除了出貨的具體內容之外，保證期限、替換零件的取得、出貨的安排也都必須加以確認。除了整櫃的訂單會由廠商自行出貨之外，有很多時候也需要和不同的廠商一起併櫃。此時買方會安排各個供應商的訂單同時出貨，以節省成本。通常買方會指定其中一個廠商負責裝櫃，其餘的廠商只要直接將貨品送到裝櫃地點就可以了。

對話 4

Dialogue 4: Payment & Shipment

對話  4     : 付款及出貨

Mr. Smith: I’ll open the L/C as soon as I go back to my office. When are you going to ship these two machines?

Mr. Chang: We will ship within 45 days upon the receipt of your L/C.

Mr. Smith: If you receive the L/C by the end of October, can you have your machines ready around December 10.

Mr. Chang: I think so. Do you have a shipping agent in Taiwan?

Mr. Smith: I have a container leaving on December 15. Can you put these two machines in the same container?

Mr. Chang: Sure. Where is your container?

Mr. Smith: In Taichung. I’ll give you the company name.

Mr. Smith: 我一回到公司就會立刻開信用狀。這兩台機器你何時可以出貨?

Mr. Chang: 我們會在收到信用狀之後 45 天內出貨。

Mr. Smith: 如果你在10月底之前收到信用狀，機器可以在12月10日完成嗎?

Mr. Chang: 應該可以。你在台灣有船務代理嗎?

Mr. Smith: 是的。我在12月15日要出一個貨櫃。你可以一起裝櫃嗎?

 Mr. Chang: 可以。你的貨櫃在哪裡?

Mr. Smith: 在台中。我會給你那一家公司的名稱。

對話 3

Dialogue 3: Warranty & After Service

對話   3     : 保證期限及售後服務

Mr. Smith: How long is your warranty?

Mr. Chang: One year after the date of shipment, that is, the date of the Bill of Lading. We’ll supply free replacement parts.

Mr. Smith: What if we need to replace the parts after the warranty period?

Mr. Chang: We will give you the prices and you can place orders for the parts.

Mr. Smith: How long will you keep your parts available for the models?

Mr. Chang: We will keep our parts available for at least 10 years.

Mr. Smith: Even after the model is discontinued?

Mr. Chang: Yes, we can make new parts for you if they are out of stock.

Mr. Smith: 你們的保證期限是多久?

Mr. Chang: 出貨日，也就是提單日之後一年。我們會提供免費的替換零件。

Mr. Smith: 如果保證期滿之後我們需要更換零件呢?

Mr. Chang: 我們會報價給您訂購零件。

Mr. Smith: 這些機型的零件您會保留多久?

Mr. Chang: 至少在10年內我們都可以提供零件。

Mr. Smith: 即使機型停產也是一樣嗎?

Mr. Chang: 是的，如果沒有庫存，我們會為您製作新的零件。

對話 2

Dialogue 2: Catalogues & Manuals

對話  2     : 目錄及操作手冊

Mr. Smith : Do you have operation manuals for these two machines?

Mr. Chang: Yes, and we have the videos, too.

Mr. Smith : Can I have one copy?

Mr. Chang: Sure. Here is the English version, and the video is English, too.

Mr. Smith : Our service engineers need to see the operation before they come to Taiwan for training.

Mr. Chang: Of course.

Mr. Smith : I need more catalogues for our dealers.

Mr. Chang: How many catalogues do you need?

Mr. Smith : I’ll take one copy each. Can you put another 200 with the machines?

Mr. Chang: No problem.

Mr. Smith : 你們有這兩台機器的操作手冊嗎?

Mr. Chang: 是的。我們還有影片。

Mr. Smith : 可以給我一份嗎?

Mr. Chang: 當然可以。這是英文的版本，影片也是英文。

Mr. Smith : 我們的維修人員來台灣受訓之前要先看機器的操作情形。

Mr. Chang: 當然。

Mr. Smith : 我還需要多一些目錄給我們的經銷商。

Mr. Chang: 您需要幾份目錄?

Mr. Smith : 各給我1份，另外再放 200份在機器裡面。

Mr. Chang: 沒問題。

UNIT 1-4 洽談新訂單 1-4A-1 對話 1

UNIT 1-4 洽談新訂單  New Orders

1-4A-1     實況會話

Mr. Leo Smith, the Owner of Leo Smith & Sons., Ltd., U.S.A. is about to purchase surface grinders from Excellent Machinery Company, Taiwan. He is discussing a new order with their Sales Manager, Mr. Derek Chang. 

美國Leo Smith & Sons., Ltd.的老闆Mr. Leo Smith準備向台灣的機械公司Excellent Machinery Company購買平面磨床。他正在和他們的銷售經理Derek Chang洽談新訂單。

Dialogue 1: Products & prices

對話      1: 確認產品&價格

Mr. Smith : I received your revised quotation and the prices are acceptable. I think we can talk about our first order.

Mr. Chang: Which models will you start with?

Mr. Smith : I’ll take one of the Saddle Series EM-101 and EM-102, with all standard accessories.

Mr. Chang: Do you need any optional accessories?

Mr. Smith : I need the Electro Magnetic Chuck and the cooling system.

Mr. Chang: There is an extra charge US$200 for the Electro Magnetic Chuck and US$250 for the cooling system.

Mr. Smith : OK. These machines are UL approved, aren’t they?

Mr. Chang: Yes. We have sold a lot of them to the U.S. The quality is highly reliable.

Mr. Smith : 我收到你修改後的報價單，價格已經接受。我們可以談談第一次的訂單。

Mr. Chang: 您要先訂哪一個型號?

Mr. Smith : 我要訂鞍座移動系列 EM-101及EM-102各一台，附所有標準附件。

Mr. Chang: 您需要任何特殊附件嗎?

Mr. Smith : 我需要電磁夾盤及冷卻系統。

Mr. Chang: 電磁夾盤另外加價US$200，冷卻系統是 US$250。

Mr. Smith : 好。這些機器都通過 UL認證是嗎?

Mr. Chang:  當然。我們已經賣很多到美國，品質非常穩定。