前言

幾年前我在台中東海大學開設推廣教育課程「國貿英文口語書信班」,學員大多是貿易公司的新進員工,或是出口工廠準備接手外銷業務的第二代。每個星期日全天的課程,學員幾乎都不缺席,因為他們需要在最短的時間內,熟悉完整的貿易流程,並且能夠立即上手。

過去二十年來我替中部許多家機械工廠處理外銷業務接待國外來訪的客戶我的黑手老闆們個個胼手胝足努力打拚很多人從小型的家庭式工廠發展成業界知名的國際大廠

在我多年的職場生涯中沒有太多爾虞我詐廠商及國外客戶維持友善而且良好的合作關係職場中真正使用的英語會話成為本書的主軸,結合商業文書加上多位資深貿易工作者的實戰經驗,希望以活潑有趣的方式引導貿易新手輕鬆入門。

本書最大的特色是以中文呈現的「實戰TIPS」。這些都是多年的嘗試與摸索所累積的實務經驗,學校裡老師不會教,市面上「貿易英文」相關書籍也看不到。目前大學院校的畢業生,大多已經具備相當的英語能力。商用英文的部份(包括會話及書信),只要提供基本的範例,就足以應付實際的工作。

然而從新手上路的茫然無措,商務談判的應對,到處理突發狀況,例如不斷有人受害的國際詐騙集團,事先多一分瞭解和準備,才能減少損失,增加成功的機會。從東海大學推廣班的學生身上,我可以看到這些才是大家最迫切需要的。

本書另外一個特色是所有的對話都是職場上真正的「實況會話」。幫我審訂英文的美籍友人給我的評語是「Very realistic and interesting business dialogues.」整個貿易流程像一個劇本,從故事中可以看到買方和賣方的互動情形,他們的用心和努力,以及貿易工作中輕鬆愉快的一面。

2015年1月27日 星期二

1-1A-8 貿易文書入門: 書信寫作技巧

基本規範

在正式的場合接待貴客要穿著正式的服裝: 男士穿西裝打領帶,女士除了盛裝之外,還會化妝,配載珠寶和首飾,表示對客人的禮遇及尊重。

正式的英文書信也有一定的行頭,有固定的格式和習慣用語。第一封陌生的開發信必須遵循基本的規範,一般的書信往來都要維持應有的禮貌。寫信給熟識的客戶自然會比較隨興,甚至會聊一些私人的話題。語氣嚴謹或是輕鬆,原則上要配合客戶的風格,至於分寸的拿捏,就要看雙方的交情而定了。

稱謂

書信的開頭必須要有正式的稱謂 Dear Mr. / Miss / Mrs. 加上姓氏,空行之後才開始第一段的內文。 女性的稱謂不論是Miss (未婚) Mrs. (已婚)都可以用Ms. 代替。例如客戶的全名是 Leo Smith, 正確的稱謂是 Dear Mr. Smith。有些人會寫成Dear Mr. Leo (名字), 或是Dear Mr. Leo Smith (連名帶姓),這些都是常見的錯誤。熟識的客戶可以直接稱呼名字, 例如Dear Leo.

主旨

電子郵件的主旨(subject)非常重要,一定要寫清楚,否則很容易被誤判為垃圾信件,直接刪除,這樣客戶就收不到了。

每一封信都要有明確的主旨,每一個段落只說明一件事情不同的主題或是轉換語氣時,要另立一個段落。只有一個句子也可以單獨成為一個段落,段落與段落之間要空一行。

結語


商業書信的結語通常都有固定的慣用語。正式的紙本書信使用印有公司信頭的信紙。電子郵件(e-mail)在信末除了寫上連絡人及職稱之外,還要加上公司全名、詳細的地址、電話、傳真、e-mail地址及網址,以示慎重,而且方便客戶連絡。



1-1A-7 立即上手實用例句

熟記這些接待國外客戶時經常使用的慣用語,很快就能應用自如,讓你在工作時得心應手!


This is Excellent Machinery Co., Ltd. My name is Derek Chang. May I speak to Mr. Leo Smith?
我們是 Excellent Machinery Co., Ltd. 我的名字是Derek Chang. 請問Mr. Leo Smith在嗎?

Can I pick you up in the hotel lobby at 9:00 in the morning?
明天早上9:00我到您的旅館大廳接您可以嗎?

My car is parked outside the hotel. Let’s go.
我的車停在旅館的外面。我們走吧!

Let me help you with your luggage.
我來幫你拿行李

I saw your website and I am interested in your surface grinders.
我看到您的網站。我對您的平面磨床很有興趣。

Can you give me the prices for your surface grinders and CNC series?
你可以給我平面磨床和CNC系列的報價嗎?

We will give you 10% discount on the prices for distributors.
我們可以給你售價10%的經銷商折扣。

Q.  Do you accept Letters of Credit? 你們接受信用狀嗎?
A.  Yes, payment is made by L/C at sight or T/T before the shipment.
以即期信用狀付款或出貨前匯款都可以。

Q.  How long can you ship our order?
A.  45 days after we receive your L/C.
Q.  訂單多久可以出貨?
A.  收到信用狀45天。

I will send you our offer by e-mail as soon as possible.
我會儘快將報價以e-mail寄給您。


1-1A-6 單字補充包

catalog/ catalogue 產品目錄/型錄
Our catalogue will be sent together with the price list by e-mail to you.
我們的型錄將連同報價單一起以e-mail寄給您
* catalog catalogue的字音、字義及用法相同。

conventional傳統的
Our factory produces both conventional and CNC machines.
我們的工廠同時生產傳統及CNC機器。

series系列產品
A new series of products will be available next month.
一個新系列的產品將於下個月問世。

quotation報價單
Our quotation is valid for 3 months.
我們的報價單於三個月內有效

discount折扣
We give 2% cash discount to our customers.
我們給客戶2%的現金折扣

distributor經銷商
This is our best price for distributors.
這是我們給經銷商最好的價格

payment
We will ship your order as soon as we receive your payment by T/T.
我們收到您的匯款之後將會立即出貨。

shipment 出貨
The shipment is scheduled for October 1, 2014.

預定的出貨日期是101
*ship (動詞)shipment (名詞) 泛指出貨事宜,包括空運、郵寄及內陸卡車等各種運送方式,不限船運。

L/C at sight即期信用狀
Payment will be made by irrevocable L/C at sight in our favor.
付款方式為即期不可撤銷信用狀

T/T (Telex Transfer) 電匯
30% deposit on order must be paid by T/T within one week.

30%訂金將於一星期內電匯

1-1A-5 貿易潛規則

接送途中不談公事

不論是初次見面的新客戶,或是已經熟識的舊客戶,如果一見面就談公事,都會顯得太突兀。在接送客戶的途中,可以先告訴客戶車程需要多少時間;如果有開車或是隨行的同事,也要一一介紹姓名及職稱。

接著就可以開始聊一些輕鬆的話題,例如天氣、對台灣或城市的印象、食物等。全球經濟或是國家的景氣好壞都是客戶關心的問題。時事、重大新聞也是很好的討論題材。總之,找到客戶有興趣的話題,引起共鳴,就能夠拉近彼此的距離。

如果還有時間,可以適度地詢問客戶來台灣的目的,是否已經有配合的供應廠商,是否採購相同或類似的產品等。

如果客戶對所有的問題都不感興趣,或不願意回答,只是禮貌性地回應,就應該適可而止不要勉強打擾,讓客戶休息,欣賞沿途的風景,也是一個輕鬆可行的方式。

凸顯 Boss 的重要性

國外客戶來訪時,工廠的老闆或是負責業務的主管都會親自接待。安排座位時必須凸顯Boss的重要性,讓他們在和客戶洽談時有「主場優勢」。報價或是其它重要的決策一定要事先經過Boss的同意。如果老闆或是主管的外語能力不好,即使業務人員可以獨當一面,在與客戶洽談的過程當中,也一定要隨時翻譯,告知Boss洽談的內容。避免業務人員和客戶相談甚歡,Boss卻被晾在一旁的窘境。

1-1A-4 貿易流程 ABC

讓客戶戴上分類帽

從買賣雙方的第一類接觸開始,不論是客戶詢價,或是工廠主動出擊,第一個基本動作都是要先確認客戶的屬性。

讓每一個新的客戶戴上分類帽,就像電影哈利波特一樣,弄清楚他們是代理商、經銷商、貿易商、製造商、零售商,或是最終的使用者,才能為他們量身打造適合的銷售配套,包括產品、報價、折扣以及付款條件。簡單的說,不同性質的客戶必須使用不同的報價及銷售策略,才能維持市場上的價格秩序。

無所不知的網路把我們所有的訊息和資料都攤在陽光下。你可以從客戶公司的網站得知客戶的性質、規模(員工人數/經營據點)、產品規格/特性、品質認證,瞭解客戶的經營理念以及歷史沿革、主要市場,甚至是競爭者知已知彼,才能決定出手的力道。

主動說出客戶的姓名

初次見面的客戶可以從名片上面看出端倪。事先已經有過書信往返的客戶,不必等交換名片,一見面就要主動說出客戶的姓名,讓客戶有賓至如歸的親切感,很快就會變成你的「麻吉」了。

1-1A-3 新手上路 GPS

l   AExcellent Machinery Company新進的業務助理。公司經常有國外的客戶來訪,雖說都是由經理負責接待,小A只是幫忙準備報價資料,還是覺得壓力好大。公司的產品又多又複雜,專有名詞一大堆;客戶和經理說了半天,小A在旁邊聽了滿頭霧水。經理交待小A要趕快進入狀況,這下子她更煩惱得晚上都睡不著覺了。該怎麼辦呢?

業務新手最大的問題就是和公司的產品非常不熟。隔行如隔山,進入任何一個新的領域,一定要先花一番功夫,和自己所從事的行業培養感情,建立良好的關係。

首先要找出武功秘笈,也就是公司的網站、產品中英文目錄、說明書、影片,卯足勁好好練功。仔細熟讀資料,記清楚產品的名稱、規格、材質及性能。專有名詞再多再難,就算是生吞活剝也要牢牢地記下來,這是將來行走江湖的本錢。剛開始或許會有些挫折,經常使用之後駕輕就熟,其實也沒有想像中困難。

工廠的生產線也是豐富的學習資源,可以實際看到產品從原物料、半成品到成品的完整製造過程,對照目錄上面的說明,很快就可以進入狀況。儘量在工廠裡面尋寶,最重要的是取之不盡的「人力資源」現場裡面有很多經驗豐富的前輩,他們都是新手學習最好的師資群。


菜鳥的特權就是「菜」,什麼都不懂,什麼都不會,所以可以儘量發問。一定要把握這段學習的「黃金時期」,虛心求教,多聽、多問、多學,假以時日,高手養成就指日可待。