前言

幾年前我在台中東海大學開設推廣教育課程「國貿英文口語書信班」,學員大多是貿易公司的新進員工,或是出口工廠準備接手外銷業務的第二代。每個星期日全天的課程,學員幾乎都不缺席,因為他們需要在最短的時間內,熟悉完整的貿易流程,並且能夠立即上手。

過去二十年來我替中部許多家機械工廠處理外銷業務接待國外來訪的客戶我的黑手老闆們個個胼手胝足努力打拚很多人從小型的家庭式工廠發展成業界知名的國際大廠

在我多年的職場生涯中沒有太多爾虞我詐廠商及國外客戶維持友善而且良好的合作關係職場中真正使用的英語會話成為本書的主軸,結合商業文書加上多位資深貿易工作者的實戰經驗,希望以活潑有趣的方式引導貿易新手輕鬆入門。

本書最大的特色是以中文呈現的「實戰TIPS」。這些都是多年的嘗試與摸索所累積的實務經驗,學校裡老師不會教,市面上「貿易英文」相關書籍也看不到。目前大學院校的畢業生,大多已經具備相當的英語能力。商用英文的部份(包括會話及書信),只要提供基本的範例,就足以應付實際的工作。

然而從新手上路的茫然無措,商務談判的應對,到處理突發狀況,例如不斷有人受害的國際詐騙集團,事先多一分瞭解和準備,才能減少損失,增加成功的機會。從東海大學推廣班的學生身上,我可以看到這些才是大家最迫切需要的。

本書另外一個特色是所有的對話都是職場上真正的「實況會話」。幫我審訂英文的美籍友人給我的評語是「Very realistic and interesting business dialogues.」整個貿易流程像一個劇本,從故事中可以看到買方和賣方的互動情形,他們的用心和努力,以及貿易工作中輕鬆愉快的一面。

2015年2月3日 星期二

國外客戶來訪追蹤

寄件人:
Derek Chang < excellent@com.tw >    加入通訊錄   檢舉垃圾信
收信人:
Leo Smith < leo@smith.com >
日期:
主旨:
FW: Prices for surface grinders
附檔:

Dear Mr. Smith,

Thank you very much for your visit.

Enclosed please find our best prices for Surface Grinders EM-101, EM-102, and the CNC series, with all standard and optional accessories.

Please feel free to contact us if you need any further information.

Looking forward to hearing from you again soon.

Best regards,

Derek Chang
Sales Manger

Excellent Machinery Company
168 Fortune Road, Shenkang, Taichung, Taiwan
Tel. 886-4-234-5678 
Fax. 886-4-234-5679
E-mail. excellent@ excellentmac.com



Mr. Smith您好,

非常感謝您的來訪

附上我們的平面磨床EM-101, EM-102 CNC系列最好的價格,並附所有標準及選購配件。

如您需要進一步資料,請隨時與我們連絡。

期待再次收到您的來信

業務經理Derek Chang敬上

Excellent Machinery Company
地址
電話
傳真
電子郵件
網站



1-1B-7 實用書信範例: 國外客戶來訪確認

寄件人:
Derek Chang < excellent@com.tw >    加入通訊錄   檢舉垃圾信
收信人:
Leo Smith < leo@smith.com >
日期:
主旨:
Welcome to visit us  
附檔:
Dear Mr. Smith,

Thank you very much for your e-mail.

You are warmly welcome to visit our company at 10:00 on Tuesday, October 15.

We have several surface grinders available in the factory, you can see them in operation and then we can discuss further cooperation with your esteemed company.

Please feel free to contact us if you need any further information.

Looking forward to seeing you soon.

Sincerely yours,

Derek Chang / Sales Manger

Excellent Machinery Company
168 Fortune Road, Shenkang, Taichung, Taiwan
Tel. 886-4-234-5678 
Fax. 886-4-234-5679
E-mail. excellent@ excellentmac.com



Mr. Smith您好,

非常感謝您的e-mail.

我們竭誠歡迎您於1015日星期上午十點到訪我們的公司

我們的廠內有幾台平面磨床,您可以看到機器操作的情形,之後我們將進一步討論與貴公司的合作事宜。

如您需要進一步資料,請隨時與我們連絡。

期待很快見到您

業務經理Derek Chang敬上

Excellent Machinery Company
地址
電話
傳真
電子郵件

網站

1-1B-6 立即上手實用例句

Q.  How far is your factory?
A.  It’s an hour's drive from here. It may take longer during the rush hour.
Q.  你們的工廠有多遠?
A.  開車要一個小時。尖峰時間會慢一些。

Q.  How many years have you been making grinding machines?
A.  Since 1980. More than twenty years.
Q.  你們的公司做磨床有幾年的時間?
A.  自從1980一直到現在,超過二十年了。

Our factory is ISO 9001 certified.
我們的工廠通過 ISO 9001 認證。

We will provide you with the best quality of products and services.
我們會提供最好的品質及服務給您。


1-1B-5 單字補充包

supplier 供應商
We are a leading supplier of computer hardware in Taiwan.
我們是台灣電腦硬體零組件主要的供應商。

show; exhibition 展覽
The machinery exposition is held every three years. 
機械展每三年舉辦一次。

competitive 有競爭力的
We offer high quality products and servicesat competitive prices
我們提供高品質、價格有競爭力的產品和服務。

certified 通過認證
We are ISO 9001 certified.  
本公司通過ISO9001認證。

provide…with提供
We provide our customers with good services. 
我們為客戶提供良好的服務。

found 設立/創立
Our company was founded in 1998.
本公司創立於1998年。

after service 售後服務
We provide the best after service through a network of agents and dealers all over the world. 
我們透過世界各地的代理商和經銷商網路提供最好的售後服務。

end user 使用者
The opinions of end users play an important role in the development of this new product. 
使用者的意見對於此項新產品的開發扮演重要的角色。

economy 經濟;景氣
The global economy is in recession.
全球的經濟正處於衰退狀態。

recover …from 恢復; 復甦
Our nation is recovering from recession after the financial crisis.

我們的國家正從金融危機之後的衰退中復甦。

1-1B-4 狀況排除 Q&A

l   一位國外的新客戶到台灣來,想要拜訪小A的公司。客戶說好會直接到公司,不需要接送。小A準備好目錄及報價單,也確認工廠裡有現成的產品可以讓客戶參觀。約定的時間到了,客戶並沒有出現,手機也打不通。左等右等,都要下班了,客戶還是沒有來。怎麼會這樣呢?

說好了要來的國外客戶,尤其是陌生的新客戶臨時放鴿子,等無人,這類的烏龍事件雖然很少,但偶而也會發生,甚至曾經有到旅館接客戶卻找不到人的情形。

最常發生的情況是班機因故取消或是延誤,影響客戶既定的行程。如何確切地掌握客戶的行蹤呢? 比較周延的作法是,請客戶在上飛機之前先以e-mail確認起飛的時間,如此一來,只要向機場確認班機到達的時間,就可以確認客戶的行程。

客戶也可能因為時間掌握不當而耽誤行程,甚至因為應酬喝醉回旅館休息卻睡過頭。此外商場如戰場,競爭激烈,國外的買主來訪,同業聞風而至捷足先登,直接把人接走這種令人氣結的情形也時有所聞。

無論如何,事後都要再繼續連絡尋求補救不到最後關頭,絕不輕言放棄任何一個客戶。當然,事前一定要和客戶充分連繫與溝通,作好周全的準備,才能避免臨時發生的失誤。

l   歐洲的新客戶來訪,準備的見面禮是印有公司LOGO的精美雨傘。小B很高興,老闆卻面有難色。哪裡不對了?

原來中文的「傘」和「散」諧音,好不容易有新客戶上門,怎麼可以「散」了呢? 經過小B的解釋,客戶瞭解老闆的想法,欣然接受他象徵性地用台幣十元「買」雨傘。小B還告訴客戶「四」和「死」諧音,也不可以送時鐘 (送終)


客戶一臉無辜地說,在他們的國家,「傘」的意思是「保護」,而「時鐘」則表示「時時刻刻想念你!」他們正準備進軍中國市場,幸好小B告訴他們這些東西文化的差異,這些實在太重要了否則就要踩雷了。

1-1B-3 貿易職場 KNOW-HOW

接送及代訂旅館

在客戶約定來訪時,主動替客戶代訂旅館、餐廳、提供機場接送或派車等優質服務,可以滿足客戶的需求,增加客戶的信賴感。

選擇旅館時,除了配合客戶的行程及喜好之外,最重要的是必須考慮附近交通的便利性以及周圍環境的安全性。在討論這些細節的過程當中,可以清楚地瞭解客戶的來訪人數、停留時間、宗教信仰、飲食習慣、個人興趣等,建立彼此的熟悉感,在客戶到訪時,雙方就能一見如故。

對賣方而言,最大的好處是可以掌握客戶的行程,這是非常大的優勢。

客戶從國外遠道而來,時間寶貴,旅費昂貴,為了發揮最大的經濟效益,可能會同時連絡好幾家上、下游供應商,從諸多競爭者當中挑選合作的對象,這些行程都屬於業務機密。

不同的廠商通常都會在客戶下榻的旅館安排接送,在沒有利益衝突的情況下,客戶也可能主動要求接送到下一個行程。除此之外,到底去了哪些地方,拜訪哪些廠商,客戶不說,工廠最好也別問,雙方各憑本事,心照不宣。


台灣的大眾運輸非常方便,除了台北以及其它臨近機場的城市之外,國外客戶來訪已經很少要求接機客戶也可能已經習慣下榻某一家旅館,不需要代訂的服務。無論如何,主動的關心與協助,都可以讓客戶感受到溫暖及善意,奠定長期合作的穩固基礎。

1-1B-2談判策略解析

對話1

接送初次來訪的新客戶,不論車程長短,都是非常重要的「破冰之旅」。雙方都會找一些輕鬆又「安全」的話題,藉以拉近彼此之間的距離,建立熟悉感。

Mr. Chang先告訴客戶Mr. Smith開車的時間大約需要一個小時,讓他有一點心理準備。對於初次來訪的陌生客戶,只要問他「您是第一次來台灣嗎? Is this your first time to Taiwan?」就足以讓對方暢所欲言。但是Mr. ChangMr. Smith曾經在機械展見過面,因此改成「您經常來台灣嗎? Do you often come to Taiwan?
雙方立刻有了共同的話題

對話2 & 3

公司的規模、員工人數、主要產品和市場、歷史沿革、國際認證等「公開資訊」也都是買賣雙方互相交流常用來「殺時間」的話題。如何把這些「不痛不癢」的內容說得有趣而且吸引人,考驗業務人員的功力。

對話4

經濟及景氣的話題非常容易產生共鳴。然而,當Mr. Chang問到中國的競爭者「品質如何」時,Mr. Smith語帶保留。此類敏感的話題必須注意適可而止,否則因為太過白目」而讓客戶產生戒心或是反感,效果就會適得其反


對話 4

Dialogue 4: Understanding the market
對話 4      : 瞭解市場

Mr. Chang: How is the market in the US?
Mr. Smith : Well, it’s not good, but not bad, either. The economy is slowly improving but it still takes some time to recover from the recession of 2008.

Mr. Chang: Do you sell to end users?
Mr. Smith : Yes, we have dealers in many cities and we provide after service to the users.

Mr. Chang: Do you buy a lot of machines from Taiwan?
Mr. Smith : We used to. But in recent years we buy more from China because their prices are more competitive.

Mr. Chang: How about the quality?
Mr. Smith : We have to pay much attention to it because Chinese quality is inconsistent.

Mr. Chang: 美國的市場如何?
Mr. Smith : 沒有很好,但是也不會太差。景氣逐漸復甦,不過還需要時間。
Mr. Chang: 您也賣給使用者嗎?
Mr. Smith : 是的。我們在很多城市都有經銷商,我們會提供售後服務給使用者。
Mr. Chang: 您向台灣購買很多機器嗎?
Mr. Smith : 以前是。不過最近幾年我們向中國大陸購買比較多機器,因為他們的價格更具競爭力。
Mr. Chang: 品質如何?

Mr. Smith: 我們必須非常注意,因為中國大陸的品質不穩定

對話3

Dialogue 3: Understanding the customer
對話  3      : 瞭解客戶

Mr. Chang: How long have you been selling machine tools?
Mr. Smith : 25 years, since I founded my company.

Mr. Chang: How many employees do you have in the company?
Mr. Smith : My two sons help me in the office. We hire sales and service personnel. I have to travel a lot myself.

Mr. Chang: What is your main market?
Mr. Smith : I buy machines from Europe and Asia, and sell them in America and Canada.

Mr. Chang: Do you visit your suppliers in Europe regularly?
Mr. Smith : Yes, but I am thinking of finding an agent there.

Mr. Chang: 你銷售工具機多久了?
Mr. Smith : 自從我創立公司至今 25 年了。
Mr. Chang: 您的公司有幾位員工?
Mr. Smith :
我的兩個兒子都在公司。我們雇用業務人員及維修人員,我自己則到處跑。
Mr. Chang: 您的主要市場在哪裡?
Mr. Smith : 我從歐洲和亞洲購買機器賣到美國和加拿大。
Mr. Chang: 您也經常拜訪歐洲的供應商嗎?

Mr. Smith : 是的,不過我正在考慮找代理商。

對話2

Dialogue 2: Introducing the factory
對話 2     :介紹工廠

Mr. Smith : How many years have you been making grinding machines?
Mr. Chang: Since 1980. More than twenty years.

Mr. Smith : Which countries are you exporting to?
Mr. Chang: Mainly to the US. We have several customers in Europe. We also sell to Japan, Korea, and South East Asia, Indonesia, Malaysia, and Thailand.

Mr. Smith : I’d like to see your factory and I think we could purchase some of your machines. We are looking for new suppliers with excellent quality and competitive prices. 
Mr. Chang: Our factory is ISO 9001 certified. We will provide you with the best quality of products and services.

Mr. Smith : 你們的公司做磨床有幾年的時間?
Mr. Chang: 自從1980一直到現在,超過二十年了。
Mr. Smith : 你們都出口到哪些國家?
Mr. Chang: 大部分是賣到美國。我們在歐洲有一些客戶。我們也賣到日本、韓國、東南亞、印尼、馬來西亞、泰國等。
Mr. Smith : 我要去看你們的工廠。我們可以買你們的機器。我們在找品質良好,價格具競爭力的新供應商。
Mr. Chang: 我們的工廠通過 ISO 9001 認證;我們會提供最好的品質及服務給您。


1-1B 對話 1

1-1B     進階篇

1-1B-1 實況會話
In the car 開車途中

They are in the car and Mr. Chang is driving. 
他們在車上,Mr. Chang正在開車。

Dialogue 1: Initiating the dialogue 
對話 1      : 展開對話

Mr. Smith : How far is your factory?
Mr. Chang: It’s an hour's drive from here. It may take longer during the rush hour.
Mr. Smith : OK.

Mr. Chang: Do you often come to Taiwan?
Mr. Smith : Yes, I come to Taiwan every year. I have some suppliers in Taiwan. I also come to see the machinery show in Taipei.

Mr. Chang: Yes, I remember talking to you. You looked at our CNC series carefully and asked a lot of technical questions. You also asked for prices.
Mr. Smith : I saw your machines in the Taipei show last year and I was interested in your surface grinders. 

Mr. Smith : 你們的工廠有多遠?
Mr. Chang: 開車要一個小時。尖峰時間會慢一些。
Mr. Smith :  
Mr. Chang: 您經常來台灣嗎?
Mr. Smith : 對。我每年都會來台灣。我們在台灣有一些供應商,我也會去台北看機械展。
Mr. Chang: 我記得曾經和您談過話。您很仔細地看我們的CNC系列,問了很多技術問題,而且還詢問價格。
Mr. Smith : 我在去年的台北展看到你們的機器,對你們的平面磨床非常有興趣。