前言

幾年前我在台中東海大學開設推廣教育課程「國貿英文口語書信班」,學員大多是貿易公司的新進員工,或是出口工廠準備接手外銷業務的第二代。每個星期日全天的課程,學員幾乎都不缺席,因為他們需要在最短的時間內,熟悉完整的貿易流程,並且能夠立即上手。

過去二十年來我替中部許多家機械工廠處理外銷業務接待國外來訪的客戶我的黑手老闆們個個胼手胝足努力打拚很多人從小型的家庭式工廠發展成業界知名的國際大廠

在我多年的職場生涯中沒有太多爾虞我詐廠商及國外客戶維持友善而且良好的合作關係職場中真正使用的英語會話成為本書的主軸,結合商業文書加上多位資深貿易工作者的實戰經驗,希望以活潑有趣的方式引導貿易新手輕鬆入門。

本書最大的特色是以中文呈現的「實戰TIPS」。這些都是多年的嘗試與摸索所累積的實務經驗,學校裡老師不會教,市面上「貿易英文」相關書籍也看不到。目前大學院校的畢業生,大多已經具備相當的英語能力。商用英文的部份(包括會話及書信),只要提供基本的範例,就足以應付實際的工作。

然而從新手上路的茫然無措,商務談判的應對,到處理突發狀況,例如不斷有人受害的國際詐騙集團,事先多一分瞭解和準備,才能減少損失,增加成功的機會。從東海大學推廣班的學生身上,我可以看到這些才是大家最迫切需要的。

本書另外一個特色是所有的對話都是職場上真正的「實況會話」。幫我審訂英文的美籍友人給我的評語是「Very realistic and interesting business dialogues.」整個貿易流程像一個劇本,從故事中可以看到買方和賣方的互動情形,他們的用心和努力,以及貿易工作中輕鬆愉快的一面。

2015年2月16日 星期一

回覆詢價

回覆詢價
寄件人:
Derek Chang < excellent@com.tw >    加入通訊錄   檢舉垃圾信
收信人:
Leo Smith < leo@smith.com >
日期:
Wed, 25 Sep 2013 15:41:02 +0000
主旨:
FW: Prices for surface grinders
附檔:

Dear Mr. Smith,

Thank you very much for your inquiry.

Enclosed please find the specifications and best prices of our saddle series EM-101 and EM-102 for your reference.

Please feel free to contact us if you need any further information.

Looking forward to hearing from you again soon.

Sincerely yours,

Derek Chang / Sales Manger

Excellent Machinery Company
168 Fortune Road, Shenkang, Taichung, Taiwan
Tel. 886-4-234-5678 
Fax. 886-4-234-5679
E-mail. excellent@ excellentmac.com




Mr. Smith您好,

非常感謝您的詢價

我們的鞍座移動系列EM-101 and EM-102的規格及最好的價格如附件,請您參考。

如您需要進一步資料,請隨時與我們連絡。

期待很快再度接到您的來信

業務經理Derek Chang敬上

Excellent Machinery Company
地址
電話
傳真
電子郵件
網站


1-2B-8 實用書信範例: 詢價信


寄件人:
Leo Smith < leo@smith.com >    加入通訊錄   檢舉垃圾信
收信人:
Derek Chang < excellent@com.tw >
日期:
主旨:
FW: Prices for surface grinders
附檔:

Dear Sir/Madam,

I am a dealer & distributor of machine tools in the U.S.A.

We are interested in your surface grinders. Please send me the specifications and best prices of your saddle series EM-101 and EM-102.
 
I would appreciate it if you can reply to me as soon as possible.

Sincerely,

Leo Smith

Leo Smith & Sons., Ltd.
1001 Wealth St, Chicago, IL 60601 USA
Tel. 1-773-712-3456
Fax. 1-773-712-7890
E-mail. leo@smith.com




您好:

我是位於美國的工具機經銷商

我們對您的平面磨有興趣,請寄您的鞍座移動系列 EM-101 and EM-102的規格及最好的價格

若您能儘速回覆,我將不勝感激

Leo Smith敬上

Leo Smith & Sons., Ltd.
地址
電話
傳真
電子郵件

網站

1-2B-7商業文書入門

報價單基本格式
(公司信頭)

                                                          QUOTATION (報價單)
                                                          No. 20130925 (編號/日期流水號) 

                                                                                                                                                                                                                  September 24, 2013 (日期)

Messrs
客戶名稱/地址
Leo Smith & Sons., Ltd.,
1001 Prosperous St, Chicago, IL 60601 USA
Tel. 1-773-712-3456 E-mail. leo@smith.com
Attn
連絡人
Mr. Leo Smith
Term
報價條件
FOB TAIWAN
Delivery
交貨期限
Within 45 days after the receipt of L/C
收到信用狀之後45天交貨
Payment
付款條件
By irrevocable L/C at sight in our favor
以我方為受益人之即期不可撤銷信用狀
Packing
包裝方式
Standard export packing
標準出口包裝
Remarks
備註
Subject to our final confirmation
價格須經我方最後確認

Model No.
機型
Description
品名
Q’ty
數量
Unit Price
單價
Total Amount
金額
EM-101
Saddle Surface Grinder
1 unit
US$ 7,500

EM-102
Saddle Surface Grinder
1 unit
US$ 8,500


Sincerely yours,
Excellent Machinery Company

Derek Chang

Sales Manger

1-2B-6 立即上手實用例句

We have an instruction manual and a video showing the operation and maintenance. 我們有操作及保養的手冊和影片。

Food and accommodation are for buyer’s account.
食宿的費用由客戶負擔。

We offer a 5-day free training program for service personnel.
我們提供維修人員5天的免費培訓課程。

We may have to adjust our prices in a short time.
我們可能必須在近期內調整價格。

Please confirm the prices with us.
請先向我們確認價格

We require 30% down payment by T/T after the order is confirmed.
我們要求確認訂單之後先用T/T支付 30% 的訂金

We will inform you when the machine is ready for shipment.
機器完成準備出貨時我們會通知您。

We will ship the machine after the receipt of your payment.

我們收到您的貨款之後就會安排出貨。

1-2B-5 單字補充包

instruction manual 說明書
The instruction manual is available in Chinese and English.
本使用說明書有中文及英文。

operation (n.) 操作 operate (v.)
Our product comes with a video showing every detail of its operation.
我們的產品附有詳細說明操作方式的影片。

maintenance 保養
Proper maintenance ensures good performance.
適當的保養確保良好的性能。

on request 索取; 要求
Our catalogues will be sent on request.
我們的目錄只要索取即會寄出。

at extra charge 另外收費
Special specifications of products are available at extra charge.
產品特殊規格需另外收費。

installation 安裝
Installation of the product is easy and it takes no more than a few minutes. 
本產品安裝容易,只需要幾分鐘的時間。

for buyer’s account 由買方負擔
All charges incurred outside Taiwan are for buyer's account
台灣以外產生的費用將由買方負擔。


fluctuate 波動
Exchange rates fluctuate from time to time. 匯率時常波動。

remain unchanged 維持不變
Our prices will remain unchanged for 1 year.
我們的價格將維持一年不變。

assure 保證
We assure you that the order will be handled with great care.
我們向你保證會慎重處理訂單。



1-2B-4 狀況排除Q&A


l   A將報價及樣品寄到國外,快遞公司說三天之內就會送到。到了第四天,小A向客戶確認,客戶說沒有收到。經過一個星期,客戶還是沒有收到。到底出了什麼問題? 該怎麼辦呢?

首先要向快遞公司查詢簽收記錄。最常發生的情形是沒有註明收件人(ATTN),東西雖然已經送到客戶的公司,也有人簽收,卻無人認領,也不知道應該送交哪一個單位,因此被擱置了。

國外有許多公司的規模很大,部門很多,因此在寄送文件或樣品時,一定要將收件人的姓名(全名)、部門及職稱寫清楚。

另外一種常見的情形是地址不完整,或是寫錯地址。為了避免這種情形,寄件之前一定要仔細核對收件人的名稱、地址、電話等資料,同時通知客戶貨號(Tracking No.)方便客戶主動追蹤。

慎選信譽良好的快遞公司,確保運送的效率和品質,也是非常重要。

l   原物料價格高漲,台幣匯率又直直落;小B準備寄給客戶的新報價,眼看著又將不敷成本。該怎麼辦呢?


因為成本提高而必須調漲價格,這是很多廠商都會面臨的難題。有時物價及匯率的變動太大,成本難以預估遇到這種情形,可以先在報價單上註明匯率,接單時再依實際的匯率調整價格。比較常見的作法是縮短報價的有效期限,並且註明「價格須經我方最後確認」,雙重保險,既可以保障賣方的權益,也不會失信於買主。

1-2B-3 貿易職場 KNOW-HOW

報價條件 
以產品的出廠價格 EX-WORK 為基準,加上相關的運費及成本,才是報給國外買主的出口價格。

國際貿易常用的出貨/報價條件如下:

FOB Free on Board)離岸價格 出廠價格 + 出口費用

FOB離岸價格是指在出口港的船上交貨。計算方式是產品的出廠價格加上所有的出口費用,包括運送到出貨港的內陸運費、報關費、港口費用、以及銀行費用等。

FOB TAIWAN 的出貨港包括基隆、台中及高雄。

C&F Cost and Freight)離岸價格 +運費

FOB 離岸價格是出口的基準價格Cost);運費是指出口地到目的的運送費用Freight。如果是以裝船的方式出貨,也就是海運,是指出口港到目的港的海運費;如果是空運,則是出口地機場到目的地機場的空運費。兩者都不包括內陸運費

CIF Cost, Insurance and Freight)離岸價格  + 保險費  + 運費

前項的C&F 價格加上保險費 I = Insurance,就是CIF的價格為了確保海運或空運的貨物在運輸途中的安全,必須投保並且支付保險費。保險費的計算公式是:

  FOB 價格110% x 保險費率 = 保險費。

所有的報價都必須註明幣別及交易條件FOB 註明出貨港,C&FCIF 註明目的港,也就是到貨港。


1-2B-2 談判策略解析

對話  1

除了價格之外,報價條件也是必須考慮的重點之一。如果有額外收費的項目或服務,例如產品安裝及人員培訓的費用,必須在報價單上面註明清楚。買方  Mr. Smith 需要的操作影片、安裝及人員訓練都要在事先確認,如果有任何疑問也都要問清楚,不能含糊帶過或是視為理所當然,以免日後雙方因為認知不同而產生爭議。

對話  2

在匯率或原物料價格波動劇烈時,就要特別注意報價的有效期限,以免接單之後原先的報價不敷成本Mr. Chang 承諾在報價的有效期內不會調漲價格,表示對客戶負責的態度。若超過有效期限,則需要再確認價格。

對話  3 & 4


買主  Ms. Lee 是殺價高手,她不但大砍價格,連付款條件也要硬拗。遇到這種強勢的買主,Mr. Chang 並沒有因為她的要求而退讓,折扣條件及付款方式也沒有改變。Mr. Chang 是個中老手,他是在評估情勢之後,知道雙方各有多少籌碼,才能溫和並且堅定地守住自己的立場。

對話 4

Dialogue 4: Payment term II
對話4      : 付款條件 II

Ms. Lee   : We don’t open the L/C. The fee is too high. And we have to see your machines and make sure everything is OK. We will send you money by T/T 30 days after we receive the machine. That is fair.
Mr. Chang: We will do testing and assure the quality and performance of each machine before delivery. We require 30% down payment by T/T after the order is confirmed if there is no L/C. 
Ms. Lee    : How about the 70% balance?
Mr. Chang: We will inform you when the machine is ready for shipment. You can send us money then and we will ship the machine after the receipt of your payment.

Ms. Lee:  我們不開信用狀。費用太高。而且我們必須看到你們的機器,確認沒有問題。我們會在收到機器之後 30 天匯款給你們這很合理。
Mr. Chang: 每一台機器出貨之前我們都會測試,確保品質及性能,您可以放心。如果不開信用狀,我們要求確認訂單之後先用T/T支付 30% 的訂金
Ms. Lee: 70% 的餘額呢?
Mr. Chang: 機器完成準備出貨時我們會通知您付款。收到您的貨款之後就會安排出貨。