前言

幾年前我在台中東海大學開設推廣教育課程「國貿英文口語書信班」,學員大多是貿易公司的新進員工,或是出口工廠準備接手外銷業務的第二代。每個星期日全天的課程,學員幾乎都不缺席,因為他們需要在最短的時間內,熟悉完整的貿易流程,並且能夠立即上手。

過去二十年來我替中部許多家機械工廠處理外銷業務接待國外來訪的客戶我的黑手老闆們個個胼手胝足努力打拚很多人從小型的家庭式工廠發展成業界知名的國際大廠

在我多年的職場生涯中沒有太多爾虞我詐廠商及國外客戶維持友善而且良好的合作關係職場中真正使用的英語會話成為本書的主軸,結合商業文書加上多位資深貿易工作者的實戰經驗,希望以活潑有趣的方式引導貿易新手輕鬆入門。

本書最大的特色是以中文呈現的「實戰TIPS」。這些都是多年的嘗試與摸索所累積的實務經驗,學校裡老師不會教,市面上「貿易英文」相關書籍也看不到。目前大學院校的畢業生,大多已經具備相當的英語能力。商用英文的部份(包括會話及書信),只要提供基本的範例,就足以應付實際的工作。

然而從新手上路的茫然無措,商務談判的應對,到處理突發狀況,例如不斷有人受害的國際詐騙集團,事先多一分瞭解和準備,才能減少損失,增加成功的機會。從東海大學推廣班的學生身上,我可以看到這些才是大家最迫切需要的。

本書另外一個特色是所有的對話都是職場上真正的「實況會話」。幫我審訂英文的美籍友人給我的評語是「Very realistic and interesting business dialogues.」整個貿易流程像一個劇本,從故事中可以看到買方和賣方的互動情形,他們的用心和努力,以及貿易工作中輕鬆愉快的一面。

2015年5月18日 星期一

3-1B-7-2 實用書信範例

3-1B-7-2 展後追蹤
寄件人:
Derek Chang < excellent@com.tw >    加入通訊錄   檢舉垃圾信
收信人:
日期:
主旨:
Thank you for visiting us at Taipei International Machine Tool Show
附檔:
*            Quotation
Dear Mr. Bernard,

Thank you very much for visiting us at the Taipei International Machine Tool Show.

Enclosed please find the prices for Surface Grinders EM-101 and EM-102 which you are interested.

Please visit our website for more information of our products and let us know if you have any further inquiry.

We look forward to hearing from you again soon.

Sincerely yours,

Derek Chang / Sales Manger 

Excellent Machinery Company
168 Fortune Road, Shenkang, Taichung, Taiwan
Tel. 886-4-234-5678 
Fax. 886-4-234-5679
E-mail. excellent@ excellentmac.com
Website. http://www.excellentmac.com
Bernard先生您好,

非常感謝您參觀我們在台北國際工具機展的攤位。

隨信附上您有興趣的平面磨床EM-101EM-102報價。

請參觀我們的網站瞭更多我們的產品訊息,並告知您是否其它需求。

期待您的回信。

業務經理Derek Chang敬上


展後追蹤是參展成敗的重要關鍵。每一位參觀者的問題及需求都必須詳實記錄,逐一回覆及追蹤。

參展所建立的客戶資料庫是下一次展覽邀請函的基本客戶群。展參的效益必須經過長期不斷地累積,才能逐漸開花結果。 

3-1B-7-1 實用書信範例

展覽邀請函
寄件人:
Derek Chang < excellent@com.tw >    加入通訊錄   檢舉垃圾信
收信人:
日期:
Wed, 13 Nov 2013 10:41:02 +0000
主旨:
Invitation to Taipei International Machine Tool Show
附檔:
Dear Sir,

We are a professional manufacturer & exporter of SURFACE GRINDERS in Taiwan for more than 20 years. We are of great pleasure to invite you to our exhibition:

TIMTOS 2014 - Taipei International Machine Tool Show
Time: 12-17 March 2014
Place: The Taipei Nangang Exhibition Center
1, Jingmao 2nd Rd., Nangang District, Taipei City 11568, Taiwan (R.O.C.)  
Booth 1234 / Hall A

We look forward to seeing you.

Sincerely yours,

Derek Chang / Sales Manger 

Excellent Machinery Company
168 Fortune Road, Shenkang, Taichung, Taiwan
Tel. 886-4-234-5678 
Fax. 886-4-234-5679
E-mail. excellent@ excellentmac.com

Website. http://www.excellentmac.com

您好,

我們是台灣專業生產及出口平面磨床的廠商超過20年經驗。我們非常榮幸邀請您參觀我們的展覽

TIMTOS 2014 - 台北國際工具機展
時間:2014312日至17
地點:台北南港展覽館 /台北市南港區經貿二路1
攤位號碼:AA1234

期待您的光臨。

業務經理Derek Chang敬上


參展之前廣發邀請函,除了曾經詢價或已經有業務往來的客戶之外,也會寄給陌生的潛在客戶,因此必須簡短地介紹自己的公司及產品。如果是已經熟識的客戶,則可以省略簡介的部份,直接進入展覽的主題,介紹新產品或具有特色的展品。


3-1B-6 立即上手實用例句

This happened many times and drove me crazy.
連續發生很多次,讓我抓狂。

I will complain to our engineering department.
我會向我們的工程部門反應。

You are welcome to visit our booth in Hall A, Booth 1234.

歡迎您參觀我們的攤位A1234號。

3-1-5單字補充包

bargain 討價還價
The seller is not willing to bargain even if the buyer orders a large quantity.
即使買方大量購了賣方也不願意討價還價。

complaint (n) ; complain (v) 抱怨
Handling customer complaints properly is very important.
妥善處理客戶抱怨非常重要

sensitive 敏感
The company is trying to expand into a market that is particularly price sensitive.
該公司正努力擴展到一個對於價格特別敏感的市場。


3-1B-4 狀況排除 Q&A

l   整個早上小A在展場忙得團團轉,好不容易有一點空檔,想到該打電話訂便當。手機呢? 記得剛剛打電話回公司之後隨手放在櫃台裡面,怎麼不見了? 
專業的展覽會場即使管制人員進出,仍然不免會發生失竊的情形開放一般民眾進場的展覽,展品或貴重物品被順手牽羊的風險就更高了。

零組件或是高價的展品都要放在特製的展示櫃內每天的展覽結束離開之前,除了關燈關電源,還要將展示櫃上鎖,並且用布將整個攤位遮住,不要讓別人看到裡面的展品,以免心生歹念。客戶名片等重要資料都要全部帶走,不可以隨意留在攤位

錢包、證件、手機等個人財物要妥善保管,有事離開時也要隨身攜帶多一分注意,就可以多一分安全。

l   展覽才第三天,小B準備的目錄就已經快要用完了。等廠商緊急加印再用快遞寄到會場,展覽都要結束了。怎麼辦呢?

除了展品之外,一定要準備足夠的目錄,才能充分達到推廣的目的。如果目錄真的用完,可以請客戶留下名片,會後再補寄。當然也可以請客戶上網查詢。


通常參展的廠商都會同時準備單張的型錄及詳細的目錄並且釘好名片單張的型錄或傳單可以儘量發給參觀者有興趣的買主則提供更詳細的產品目錄。除了目錄之外,還會準備大量的名片,以便參觀者索取。

3-1B-3 貿易職場 KNOW-HOW

參加展覽不但勞師動眾,而且花費驚人。為了發揮最大的效益,必須依據產業特性、目標客戶所在的地區,例如亞洲、歐美、美洲等,規畫適合的展覽,吸引特定族群的供應商或買主。

展前準備

展覽的前置作業包括: 配合展期訂出產品的研發進度,訂定價格及銷售策略,包括廣告媒體的配套宣傳等。展前除了準備展品及目錄之外,還要廣發邀請函,通知客戶展覽的名稱、時間、地點、攤位號碼等,也可以事先安排客戶來訪參觀的時間。

展場接待

參展人員每天都必須提早到攤位作好準備。使用活頁的筆記簿或卡片分別釘好參觀者的名片,並且詳細記錄洽談的內容及待處理事項。參觀者的特徵等相關訊息也可以一併記錄以便參考。

參展人員是公司的門面,要隨時注意服裝儀容、言談舉止,接待每一位參觀者都必須保持同樣的熱誠。

展後追蹤


每天的展覽結束回到旅館,必須整理當日的洽談記錄,儘快處理待辦事項。展期結束回到公司之後,除了回覆報價,追蹤待辦事項之外,還要逐一將感謝函寄給所有的參觀者,加深印象。最後還要將所有的名片資料整理歸檔。

3-1B-2談判策略解析

對話1 
曾經詢價的買主到攤位參觀。沒有下訂單是因為價格太高。Mr. Chang除了表示一分錢一分貨,據理力爭之外,也不忘了給對方台階下。他介紹價格較低的替代機種,給客戶更多的選擇,同時也給自己機會爭取訂單。

對話 2

如果使用者對於產品感到不滿意,也可能利用參觀展覽的機會向廠商抱怨Mr. Chang除了仔細聆聽使用者的問題及處理方式之外,也表示會向有關部門反映,充分展現了同理心。

對話 3 & 4

除了製造廠商之外,代理商經銷商、貿易商也都會參展。Mr. Chang主動拜訪潛在買主,宣傳自己的攤位,不放過任何可能的商機。

對話 4

Dialogue   4: Visiting a Machine Dealer II
對話  4: 拜訪機器經銷商 II

Mr. Chang: Good morning. May I speak to Mr. Martin Bernard?
Exhibitor B: Mr. Bernard is in the office today. He will be here tomorrow.
Mr. Chang: We are Excellent Machinery Company from Taiwan. We make surface grinders. We got an inquiry from Mr. Martin Bernard last year.
Exhibitor B: Yes, we have your prices. Some of our clients are interested in your machines, but your prices are higher than others.
Mr. Chang: Our machines are reliable. I will give you discounts for dealers.
Exhibitor B: Users are price sensitive. We have to compete with others.
Mr. Chang: Of course. You are welcome to visit our booth in Hall A, Booth 1234.
You can take a look at our new mini grinder.
Exhibitor B: I will. Thank you very much.

Mr. Chang: 早安。請問Mr. Martin Bernard在嗎?  
參展廠商B: Mr. Bernard今天在公司。他明天會來這裡。
Mr. Chang: 我們是台灣的Excellent Machinery Company。我們做平面磨床。去年我們收到Mr. Martin Bernard的詢價。
參展廠商B: 對,我們有你們的報價。我們有一些客戶對你們的機器有興趣,但是你們的價格比別人高。
Mr. Chang: 我們的機器品質可靠。我會給你們經銷商的折扣。
參展廠商B: 使用者對價格很敏感。我們要和別人競爭。
Mr. Chang: 當然。歡迎您參觀我們的攤位A1234號。您可以看看我們新的迷你磨床。

參展廠商 B: 我會的。非常謝謝你。

對話 3

Mr. Chang takes the initiative to visit exhibitors and tries to find potential buyers.
Mr. Chang主動要求拜訪參展廠商,並尋找潛在的買主。

Dialogue 3: Visiting a Machine Dealer I
對話3: 拜訪機器經銷商 I

Mr. Chang: Hello. We are Excellent Machinery Company from Taiwan. We make surface grinders.
Exhibitor A: Do you have a price list?
Mr. Chang: May I have your name card, please?
Exhibitor A: Yes.
Mr. Chang: This is our catalogue. I will send you the prices by e-mail. You can visit our website for more information of our products.
Exhibitor A: OK. I will keep your catalogue and let you know if we need your machines. Thank you very much.
Mr. Chang: You are welcome to visit our booth in Hall A, Booth 1234.
Exhibitor A: OK. I will.

Mr. Chang: 您好。我們是台灣的Excellent Machinery Company。我們生產平面磨床。
參展廠商 A: 你有報價單嗎?
Mr. Chang: 可以給我您的名片嗎?
參展廠答:可以。
Mr. Chang: 這是我們的目錄我會用e-mail寄報價給您。您可以上我們的網站瞭解更的產品更資訊。
參展廠商 A: 好。我會保留你們的目錄如果需要你們的機器會告訴你。非常謝謝你。
Mr. Chang: 歡迎您參觀我們的攤位A1234號。

參展廠商 A: 好。我會去。

對話 2

Dialogue 2: User Complaints
對話2 : 使用者抱怨

Visitor F: I bought an automatic surface grinder from you. It worked well at the beginning. After one year, a motor burned out. We checked and replaced it with a new motor. It didn’t last long and the same motor burned out again. This happened many times and drove me crazy.
Mr. Chang: Did you replace with the same brand of motor?
Visitor F: Of course. You engineer told me to check the overload protection and lubricate the motor. I did.
Mr. Chang: Does it work?
Visitor F: Yes. But I still worry. There must be something wrong with your design.
Mr. Chang: I will complain to our engineering department for you.

訪客F: 我向你購買一台自動平面磨床你。剛開始很好用。過了一年,馬達燒壞了。我們檢查之後換了一個新的馬達。沒有多久,同樣的馬達又燒壞了。連續發生很多次,讓我抓狂。
Mr. Chang: 你換的是相同品牌的馬達嗎?
訪客F: 當然。你們的工程師要我檢查過載保護和潤滑馬達。我都做了。
Mr. Chang: 有用嗎?
訪客F: 有。但我還是擔心。你們的設計一定有什麼地方不對。
Mr. Chang: 我會替你向我們的工程部門反應。




3-1B-1 對話1

3-1B-1實況會話
Dialogue 1: Bargaining with a Buyer
對話1 : 討價還價

Visitor E: I want to buy your machines. I need competitive prices.
Mr. Chang: May I have your name card, please?
Visitor E: Yes. You sent me your quotation but your prices were too high.
Mr. Chang: Yes, we got your e-mail last month. You need two sets of EM-101, right?
Visitor E: Exactly. Your machines are very good, but too expensive.
Mr. Chang: You have the discount for dealers.
Visitor E: 10% is not enough. I have to compete with others. Chinese machines are much cheaper.
Mr. Chang: If you compare our products to inferior Chinese products, of course their machines cost less. Cheap products are likely to continuously break down and Taiwanese quality is more reliable. You can try our mini grinder. It is more compact and the price is lower.

訪客 E: 我要買你們的機器我需要好的價格。
Mr. Chang: 可以給我您的名片嗎?
訪客 E: 可以。你寄過報價給我,但是你們的價格太高了。
Mr. Chang: 。上個月我們收到您的e-mail你需要兩台EM-101,對嗎?
訪客 E: 沒錯。你們的機器很好,但是太貴了。
Mr. Chang: 您有經銷商的折扣。
訪客E:  10%不夠。我要別別人競爭。中國的機器便宜很多。

Mr. Chang: 如果您用我們的產品和大陸的劣質產品作比較,大陸的機器當然比較便宜。廉價的產品可能會經常故障,台灣的品質比較可靠。您可以嘗試我們的迷你磨床。機器比較小,價格比較低。

3-1A-7 立即上手實用例句

May I have your name card, please?
您可以給我名片嗎?

I have run out of my business cards.
我的名片用完了。

Would you please write down your name and e-mail here?
您可以將姓名和e-mail寫在這裡嗎?

You can also visit our website for more product information.

您也可以參觀我們的網站瞭解更多的產品訊息。

3-1A-6 單字補充包

exhibition 展覽
Held every three years, the exhibition showcases the latest products and services in the industry.
此項展覽每三年舉辦一次,展示業界最新的產品和服務。

攤位booth
You are welcome to visit our booth.

歡迎參觀我們的攤位

3-1A-5 貿易潛規則

展覽的會場人潮不斷,熙來攘往,參展及看展都充滿玄機。 
大攤位v.s.小攤位

首先是攤位的選擇。主要入口的黃金攤金一定會留給業界的大咖,大面積大格局,裝璜氣派豪華。參觀者一進入會場就看到他們高掛著響噹噹的LOGO俊男美女穿著整齊的制服,大陣仗地準備接待買主及貴賓。有些還會準備精美的贈品

攤位面積大的廠商佔盡利地,相對的,攤位愈小的廠商愈容易被邊緣化。因此,就算只有一格 (標準規格3 x 3M) 的小攤位,也要儘量爭取主要通道或是轉角的好位置。即使位置偏僻,人跡罕至,只要運用巧思,主動出擊,還是有機會吸引買主的青睞。

展品配置

所有的廠商都會將最新、最吸引人的展品放在最顯眼的地方,然而,走馬看花的訪客只能看熱閙。攤位的格局及展品的配置通常都有內外之分,有些甚至有獨立的隔間或包廂,方便買主洽談詢價。只有經過交換名片「驗明正身」的買主,才會被邀請入內,看到最新的秘密武器。

展場報價

展場內的報價是買賣雙方最重要的攻防戰。很多買主都會在展場內向各個廠商詢價,貨比三家之後,再促使廠商之間互相削價競爭。

廠商必須依地區、代理商、經銷商、零售商及買主分別報價。合宜的報價可以促成買主下單,錯誤的報價則可能破壞市場的價格秩序,不可不慎

依照不同的產業特性,有些廠商不對使用者報價有些甚至完全不在展場內報價,而是先蒐集客戶資料,等到展後再逐一報價。

結束大拍賣


很多專業展都會在最後一天開放民眾參觀,廠商可以拍賣展品民眾趁機撿便宜。然而,並非所有的廠商都會拍賣展品,有些重要的樣品還是會安排退運,不會外流。

3-1A-4 貿易流程 ABC


為什麼要參展?

參加展覽是國際行銷重要的一環讓客戶及同業看到自己的公司繼續存在,而且愈來愈好。

參展的首要目的是建立並且累積品牌的知名度。從會場中所展示的新產品,可以看出廠商的研發能力及成果,也可以瞭解產品開發的方向、目標和進度。

展覽攤位的大小、燈光、裝璜、海報佈置目錄、展品的陳列擺設、人員的素質,這些都可以看出廠商的規模、專業能力以及企圖心。

參展的銷售策略配套

每一個產業都有指標性的國際專業展,也一定會有配套的平面或網路媒體廣告。選擇發行量大,具有公信力的專業雜誌,雖然費用昂貴,效果勝過價格低廉卻無人問津的刊物。媒體針對參展廠商或展品製作的專題或採訪報導,有些是免費的公關活動,有些則是付費的廣告。

有些大規模的廠商會利用這段期間召開記者會、舉行新產品的發表會,或是舉辦研討會邀集鄰近地區的分公司人員、代理商及經銷商共同參與。

在國內展覽前後期間邀請買主參觀工廠,或是參加國外展順道拜訪當地客戶,這些都是常見的作法。

參展效益

產業及產品的特性不同參展的效益也不一樣。有些買主會直接在展場下單,有些買主則要經過兩年甚至更長時間的觀察,才決定下單。


品牌的經營需要長期而且持續的努力,投入無數的金錢、時間與心力,所得到的成果卻是無形而且難以評估。因此,為了累積品牌的知名度國際指標性的專業展覽總是吸引無數的廠商及買主參加。