前言

幾年前我在台中東海大學開設推廣教育課程「國貿英文口語書信班」,學員大多是貿易公司的新進員工,或是出口工廠準備接手外銷業務的第二代。每個星期日全天的課程,學員幾乎都不缺席,因為他們需要在最短的時間內,熟悉完整的貿易流程,並且能夠立即上手。

過去二十年來我替中部許多家機械工廠處理外銷業務接待國外來訪的客戶我的黑手老闆們個個胼手胝足努力打拚很多人從小型的家庭式工廠發展成業界知名的國際大廠

在我多年的職場生涯中沒有太多爾虞我詐廠商及國外客戶維持友善而且良好的合作關係職場中真正使用的英語會話成為本書的主軸,結合商業文書加上多位資深貿易工作者的實戰經驗,希望以活潑有趣的方式引導貿易新手輕鬆入門。

本書最大的特色是以中文呈現的「實戰TIPS」。這些都是多年的嘗試與摸索所累積的實務經驗,學校裡老師不會教,市面上「貿易英文」相關書籍也看不到。目前大學院校的畢業生,大多已經具備相當的英語能力。商用英文的部份(包括會話及書信),只要提供基本的範例,就足以應付實際的工作。

然而從新手上路的茫然無措,商務談判的應對,到處理突發狀況,例如不斷有人受害的國際詐騙集團,事先多一分瞭解和準備,才能減少損失,增加成功的機會。從東海大學推廣班的學生身上,我可以看到這些才是大家最迫切需要的。

本書另外一個特色是所有的對話都是職場上真正的「實況會話」。幫我審訂英文的美籍友人給我的評語是「Very realistic and interesting business dialogues.」整個貿易流程像一個劇本,從故事中可以看到買方和賣方的互動情形,他們的用心和努力,以及貿易工作中輕鬆愉快的一面。

2015年3月30日 星期一

1-5A-11實用書信範例

Shipping Advice裝船通知

寄件人:
Derek Chang < excellent@com.tw >    加入通訊錄   檢舉垃圾信
收信人:
Leo Smith < leo@smith.com >
日期:
Wed, 13 Nov 2013 10:41:02 +0000
主旨:
Shipping Advice
附檔:
            Documents

Dear Mr. Smith,

Re. Order No. SS1115 / L/C No. LC11151015/13

Please kindly be informed that the above order will be shipped in one 20’ container as follows:

Sailing from: Taichung, Taiwan
Destination Port: Port Chicago, U.S.A.
Vessel Name:
 CHICAGO EXPRESS V2013
E.T.D. ...: 2013-11-15
E.T.A.....: 2013-12-12

Please note that 200 copies of our catalogues are put in case No. 2.

Thank you very much.

Derek Chang / Sales Manger

Excellent Machinery Company
168 Fortune Road, Shenkang, Taichung, Taiwan
Tel. 886-4-234-5678 
Fax. 886-4-234-5679
E-mail. excellent@ excellentmac.com
Website. http://www.excellentmac.com


Mr. Smith您好,

Re. 訂單號碼 SS1115 / L/C 號碼 LC11151015/13

上述訂單將裝於一個20'貨櫃運如下:

出貨港 Taichung, Taiwan
目的港: Port Chicago, U.S.A.
船名/航次:  CHICAGO EXPRESS V2013
預定開航日: 2013-11-15
預定到貨日: 2013-12-12

請注意200份目錄放在第2

非常感謝您。

業務經理 Derek Chang 敬上

Excellent Machinery Company
地址
電話
傳真
電子郵件
網站


只要船期確定之後就要儘速寄出裝船通知,以便客戶辦理保險及其它進口相關事宜。

1-5A-10 狀況排除 Q&A

l   A來不及在信用狀的最後裝船日出貨,客戶同意延後一個星期出貨,押匯時卻遭到銀行拒付。為什麼會這樣呢? 
文件不符合信用狀的規定,例如提單日期超出最後的裝船期限稱為瑕疵(Discrepancy押匯時銀行會扣瑕疵費,甚至拒付。在正常的情況下,只要通知國外客戶接受,付款贖單就可以了。

文件瑕疵可能造成客戶延期付款,甚至毀單拒付。為了避免不必要的風險,延期出貨超過信用狀的最後裝船日,或是修改訂單,都必須請客戶修改信用狀。

l   A報價的條件明明是FOB,客戶開來的信用狀卻變成CIF,該怎麼辦?

正常的程序是通知客戶修改信用狀的出貨條件如果運費和保險費的金額不大,賣方也可能在告知客戶之後自行吸收。

l   B才剛出貨沒幾天,客戶說貨物即將到達港口,急著要正本文件提貨,否則超過領貨期限,就會產生延滯費(Demurrage)。用快遞寄送文件也要好幾天的時間,有什麼方式可以讓客戶儘快提貨?

如果是以信用狀付款,就要儘快將文件送到銀行押匯。如果時間緊迫,也可以傳真或e-mail副本提單(Non-negotiable B/L)、商業發票(Commercial Invoice)、包裝單(Packing List)等文件給客戶,讓客戶向銀行辦理擔保提貨。

航程較近的香港、日本東南亞等地,進口貨物往往比文件更早抵達。如果在出貨之前已經付清貨款,賣方可以授權船務代理(Forwarder 電放提單 (Surrender ,Telex Release),買方不需要正本提單就可以直接提貨。

l   國外客戶已經匯款,小B卻一直沒有收到,該怎麼辦呢?

請客戶提供匯款的銀行收據,核對受款人的名稱及帳號是否正確,並且請銀行協助查詢。

1-5A-9 貿易職場 KNOW-HOW

國際貿易常用的付款條件如下: 
信用狀(Letter of Credit,簡稱  L/C

賣方出貨之後取得裝船文件,只要符合的規定,就可以取得貨款。押匯銀行會預扣銀行費用及押匯利息之後,先撥款給受益人,再向開狀銀行求償。以銀行的信用擔保付款,可以保障出貨的賣方,同時避免買方預付貨款的風險,是國際貿易主要付款的方式。國外客戶拒付(UNPAID)時,押匯銀行有權追回墊付的款項,一般正常的交易幾乎不會發生這種情形。

如果需要修改信用狀,修改書(Amendment)必須連同原來的信用狀一起送銀行押匯。

電匯  (Telegraphic Transfer, 簡稱  T/T)

為了節省銀行費用,簡化付款程序,買方直接將貨款匯到賣方指定的銀行帳戶。
通常是賣方先支付30%訂金,出貨前再付清70%餘額。

銀行託收

在沒有信用狀的情況下,賣方在出貨後將裝船文件送到出口地銀行(託收行),透過進口地的分行或往來銀行(或代收銀行)向賣方收取貨款,並且交付提貨文件。常見的託收方式如下:

1. 
付款交單 (Documents against Payment, 簡稱  D/P)賣方依代收銀行通知付款贖單之後取得提貨文件

2. 
承兌交單(Documents against Acceptance, 簡稱  D/A),賣方依代收銀行通知「承兌」,約定付款日期之後取得提貨文件,等到約定的日期再付款


D/P 
及  D/A 的託收銀行轉送文件及代收貨款,不論買方是否付款,銀行都不負任何擔保責任,賣方必須慎重評估風險。

1-5A-8 信用狀入門

信用狀 (Letter of Credit)

即期不可撤銷信用狀(irrevocable L/C at sight)是國際貿易最常使用的支付工具。透過銀行審查所有相關的文件,確認出貨的內容並且付款,對於買賣雙方都提供相對的保障。

信用狀的條款密密麻麻,對於業務新手簡直就像天書一樣難懂。收到信用狀時影印一份,  先核對買賣雙方的基本資料及訂單內容,再注意以下的重點。有疑問的地方立刻找銀行的外匯人員問清楚所需文件先請報關行看過如果需要修改信用狀,也要立刻告知客戶。

  
27: SEQUENCE OF TOTAL 1/1 (序號1/1)
40B: FORM OF DOCUMENTARY CREDIT
信用狀種類
IRREVOCABLE
不可撤銷
20: TRANSFERRING BANK'S REFERENCE
21: DOCUMENTARY CREDIT NUMBER
信用狀號碼
31D: DATE AND PLACE OF EXPIRY
有效日期/地點
50:APPLICANT申請人 (買方)
52A: ISSUING BANK
開狀銀行
59:BENEFICIARY受益人(賣方)
32B: CURRENCY CODE, AMOUNT
幣別/金額
41A: AVAILABLE WITH 押匯銀行
43P: PARTIAL SHIPMENTS分批出貨
NOT ALLOWED
 
43T: TRANSHIPMENT
轉船
ALLOWED
 
44A: ON BOARD/DISP/TAKING CHARGE AT
出貨地
PORT/COUNTRY
港口/國家
44B: FOR TRANSPORTATION TO
轉運港
C: LATEST DATE OF SHIPMENT最後裝船日
45A: DESCRIPTION OF GOODS AND/OR SERVICES貨品描述
DELIVERY TERMS出貨條件
4 6A: DOCUMENTS REQUIRED
所需文件
1. SIGNED COMMERCIAL INVOICE
商業發票IN 1 ORIGINAL 正本AND 1 COPY 副本
2. FULL SET OF 3/3 ORIGINAL CLEAN ON BOARD BILLS OF LADING
清潔提單任何貨損,包裝不良註記PLUS 3 NON-NEGOTIABLE COPIES副本 ISSUED OR ENDORSED TO THE ORDER OF XXX MARKED 'FREIGHT PREPAID' (運費預付)AND NOTIFYING XXX (到貨通知人) *. 運費到付FREIGHT COLLECT
3. PACKING LIST 包裝單IN 1 ORIGINAL AND 2 COPIES 
4. CERTIFICATE OF ORIGIN
產地證明書ISSUED AND SIGNED BY CHAMBER OF COMMERCE 商會IN 1 ORIGINAL AND 2 COPIES.
5. COPY OF BENEFICIARY'S FAX DECLARATION 受益人證明書SENT TO XXX (FAX NR. XXX) WITHIN 1 (ONE) WORKING DAY AFTER SHIPMENT DATE INDICATING:
+ QUANTITY AND VALUE OF THE GOODS + PLACE AND DATE OF SHIPMENT + DESCRIPTION OF GOODS
+ PORT OF LOADING AND DISCHARGING PORT + VESSEL'S NAME
A COPY OF FAX TRANSMISSION REPORT IS REQUIRED ALONG WITH THE FAX.
 
47A: ADDITIONAL CONDITIONS 其它規定
A. ALL DOCUMENTS TO BE ISSUED IN ENGLISH LANGUAGE
B. TOLERANCE OF +/- 5 PCT IN TOTAL AMOUNT AS WELL AS TOTAL QUANTITY IS ACCEPTABLE
71B: CHARGES費用
ALL BANKING CHARGES AND COMMISSIONS OUTSIDE OUR BANK ARE FOR THE BENEFICIARY'S ACCOUNT.
48: PERIOD FOR PRESENTATION
提示期限
DOCUMENTS ARE TO BE PRESENTED WITHIN XX DAYS AFTER SHIPMENT DATE BUT ALWAYS WITHIN LC VALIDITY 


參考網站http://resources.alibaba.com/topic/19643/A_Sample_of_L_C_At_Sight.htm